یک سامانه مدیریت محتوا (CMS) چیست؟

CMS مخفف عبارت (System Content Management) است. هنگامی که تصمیم به ساخت یک پایگاه گرفته می شود، جمع آوری مطالب، قالب و شکل گرافیکی کار و پردازش صحیح اطلاعات برای قرار گرفتن در آن و در نهایت قرار دادن پایگاه در سرور، مجموعه عملیاتی را تشکیل می دهد که باید انجام پذیرد. پس از گذشت زمان نیز ضرورت ایجاد تغییرات در پایگاه به طور دائم حس می شود. این تغییرات می توانند مانند تغییر یک شماره تلفن جزئی و یا اضافه نمودن گزینه های جدیدتر و پیچیده تر باشد. در وضعیتی که کار طراحی پایگاه به شکل مطلوبی انجام شده باشد، مدیران پایگاه برای هر تغییر کوچک باید به طراحان و برنامه نویسان مراجعه نمایند و از آنها استمداد بطلب اند. اینجاست که سیستم های مدیریت محتوا می توانند به آنها کمک کنند.

یک سامانه مدیریت محتوا از ساخت، مدیریت، توزیع و نشر اطلاعات یک سازمان پشتیبانی می کند؛ یعنی چرخه کاملی از تولید محتوا که با ابزارهای ساده نظیر واژه پرداز آغاز می شود و نشر و قرار دادن در پایگاه و در نهایت بایگانی مطالب، همه و همه را مدیریت و پشتیبانی می کند و علاوه بر این، توانایی مدیریت ساختار پایگاه و قرار دادن صفحات جدید در محل مناسب و پیمایش درون فضای پایگاه را برای کاربران ممکن می سازد.

برای روشن تر شدن سیر بحث می توان قابلیت های زیر را از مهم ترین توانایی ها و امکانات سیستم مدیریت محتوا برشمرد:

• - افزایش انعطاف پذیری پایگاه؛
• - بهبود میزان دقت اطلاعات؛
• - کاهش وجود اطلاعات تکراری در پایگاه؛
• - به روزرسانی منظم و سریع اطلاعات؛
• - پشتیبانی از رشد پایگاه؛
• - بهبود فرآیند نشر؛
• - بهبود عملکرد کارمندان؛
• - کاهش هزینه نگهداری؛
• - سهولت ذخیره اطلاعات توسط افراد مختلف با حداقل دانش فنی (تمرکززدایی در جمع آوری مطالب پایگاه)؛
• - سرعت در گردش اطلاعات (تقلیل فاصله بین تولید صفحه و یا تغییر و مشاهده تغییرات در مکان مناسب درون پایگاه)؛
• - یکدستی و یکنواختی بیشتر؛
• - بهبود یافتن پیمایش درون پایگاه؛
• - امکان جستجو و بازیابی؛
• - دسترسی از نقاط مختلف بدون محدودیت فیزیکی؛
• - دسترسی افراد مختلف به بخش های گوناگون اطلاعات با اختیارات مورد نیاز؛
• - بایگانی خودکار اطلاعات بر اساس قواعد مناسب؛
• - حفاظت از اطلاعات به کمک رمزگذاری (افزایش ضریب امنیت).

تشریح عملکرد CMS

عملکرد سیستم مدیریت محتوا در قالب ذیل تشریح می شود:

• - ساخت محتوا (Content Creation)
• - مدیریت محتوا (Content Management)
• - نشر (Publshing)
• - نمایش (Persentation)

ساخت محتوا

این محیط برای وارد کردن داده ها و برقراری پیوند بین صفحات پایگاه استفاده می شود. تولیدکنندگان صفحات و اپراتورها بیشتر با این ابزار کار می کنند. پس اولین مورد برای یک سامانه مدیریت محتوا داشتن یک رابط کاربرپسند و آسان است؛ رابطی که استفاده از آن به آسانی نرم افزارهای واژه پردازی نظیر Word باشد. بدین ترتیب، ایجاد صفحات جدید و روزآمد نمودن صفحات توسط افراد غیر فنی و کسانی که فاقد حداقل اطلاعات در مورد Html و ساختار صفحات وب می باشند، آسان می گردد.

CMS به شما اجازه مدیریت ساختار پایگاه را نیز می دهد؛ یعنی به شما امکان می دهد که صفحات را چگونه و کجا قرار دهید و چطور بین آنها پیوند برقرار نمایید.

تقریباً تمام سامانه های مدیریت محتوا دارای یک روش مبتنی بر وب برای ایجاد صفحات هستند که امکان به روزرسانی محتوا از راه دور و از روی هر رایانه ای را ممکن می سازد. کافی است کاربر نام کاربری و کلمه عبور خود را وارد کند تا به او اجازه داده شود به بخش هایی که اجازه تغییر آنها را دارد وارد گردد و با استفاده از ابزار و منوهای مناسب به انجام تغییرات لازم بپردازند.

پس از فراهم نمودن یک روند نگهداری پایگاه، تهیه مطالب و قرار دادن آنها درون پایگاه، می تواند به عهده مسئولان بخش های مربوطه واگذار شود.

مدیریت محتوا

صفحات ساخته شده در پایگاه داده CMS همراه با جزئیات لازم برای پشتیبانی نگهداری می شوند. این پایگاه داده اجازه می دهد که ویژگی های ذیل توسط CMS فراهم شود:

1. نگهداری بایگانی نسخه های صفحه و زمان تغییر و فرد تغییردهنده و میزان تغییرات صفحه. این مسئله برای پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات لازم می باشد؛
2. اطمینان از اینکه هر فرد تنها قادر به تغییر صفحاتی است که مسئول آن است؛
3. یکپارچه سازی با منابع اطلاعاتی. این امر وقتی که پایگاه داخلی (Interanet) و خارجی (Internet) وجود دارد، اهمیت می یابد؛
4. قابلیت گزارش گیری روی تمامی موضوعات.

مهم تر آنکه CMS توانایی پیگیری یک روال کاری (Workflow) را در مواقعی که سامانه مدیریت محتوا به صورت غیر متمرکز عمل می کند، داراست؛ به عنوان مثال، وقتی یک صفحه به وسیله نویسنده ای ساخته می شود، به طور خودکار برای مدیر جهت تأیید فرستاده می شود و سپس به تیم مرکزی وب برای ویرایش مطالب و بازدید نهایی سپرده می شود. تمامی این مراحل قبل از نشر صفحات بر روی پایگاه رخ می دهد.

در هر قدم، CMS وضعیت صفحه را مدیریت می کند و مراحل را به افراد مورد نظر خبر می دهد. بدین طریق، نویسندگان بیشتری درگیر مدیریت پایگاه می شوند.

نشر

این فرآیند، محتوای ذخیره شده در پایگاه را برداشته و صفحات را جهت نمایش تولید می کند سامانه مدیریت محتوا می تواند به خوبی از عهده این موضوع (نمایش مطلب کارآمد) برآید. ضمن آنکه چیدمان و آرایش پایگاه نیز برای آن لحاظ می شود. همچنین این امکان را فراهم می سازد که یک مطلب در چندین پایگاه منتشر شود و یا هر کاربر از طریق پایگاه به محیط سفارشی خود دست یابد؛ یعنی با دادن نام کاربری، رنگ و گزینه های دلخواه خود را از پایگاه مشاهده نماید و یا حتی در قالب های مختلف و مناسب نمایش داده شود؛ مثلاً ارائه اطلاعات در صفحات متناسب با تلفن همراه یا مرورگرها.

با عنایت به این نکته که هر پایگاه دیدگاه های خاص خود را دنبال می کند، CMS به طراحان گرافیکی و توسعه دهندگان وب اجازه می دهد که نظرات خود را اعمال نمایند. توانایی نشر، این اطمینان را به دنبال دارد که صفحات در کل پایگاه یکدست شود؛ یعنی برنامه خود سربرگ ها، پانوشته ها، رنگ ها و به طور کلی قالب پایگاه را به هنگام نشر در کل صفحه بدون دخالت نویسنده رعایت می کند.

نمایش

صفحات منتشر شده باید حداقل استانداردها را رعایت کنند. سیستم مدیریت محتوا می تواند جهت بهبود کیفیت و رعایت استانداردها در پایگاه ویژگی هایی را فراهم کند، مانند: محدودیت حجم هر صفحه برای اطمینان از سرعت بارگذاری هنگام نمایش، محدود نمودن زبان برنامه نویسی مورد استفاده هنگام ایجاد صفحات، پشتیبانی از یک یا چند مرورگر خاص و یا برخورداری صفحات از ابرداده (metadata) که برای شاخص گذاری و جستجوی صفحه مورد نیاز است. از این رو، سامانه هنگام نمایش و ساختن محتوا این استانداردها را لحاظ نموده، به کاربر در مورد آنها هشدار لازم را می دهد.

پایگاه های اسلامی و CMS

در شبکه اینترنت پایگاه های اسلامی روند رو به رشد چشمگیری دارند. جالب است بدانید جستجوگر پایگاه های شیعی (www.shiasearch.com) که تنها کار شناسایی و طبقه بندی موضوعی پایگاه های شیعی را به عهده دارد، تاکنون حدود 1500 پایگاه را شناسایی و معرفی کرده است.

پایگاه های شیعی از لحاظ نوع به دسته های ذیل تقسیم می شوند:

1. مراکز آموزشی و پژوهشی؛
2. مراکز فرهنگی و تبلیغی؛
3. سازمان ها و نهادها؛
4. مراکز خدماتی؛
5. شخصیت های برجسته علمی و فرهنگی؛
6. صفحات شخصی و وبلاگ ها.

این پایگاه ها از چند منظر می توانند با هم تفاوت داشته باشند:

• - نوع مخاطب، که در تعداد مراجعان روزمره به پایگاه مؤثر خواهد بود؛
• - چرخه به روزرسانی؛
• - حجم مطالب؛
• - تعداد نویسندگانی که روزآمدی و جمع آوری مطالب را بر عهده دارند.

با توجه به این نیازها، نوع نگاه به CMS و انتظاراتی که از سامانه می رود، تفاوت پیدا می کند. در پایگاه هایی نظیر وبلاگ ها، ساده بودن CMS حرف اول را می زند تا بتواند حداقل نیازهای یک فرد غیر فنی را برطرف سازد. معمولاً پایگاه شخصیت های برجسته علمی و فرهنگی نسبت به دیگر پایگاه های اسلامی کمتر به روزآمدب نیاز دارند؛ در مقابل، پایگاه های مراکز آموزشی، فرهنگی و خدماتی باید این قابلیت را داشته باشند که خبرها را در کمترین زمان به دست مراجعان برسانند و خدمات مورد نیاز آنها را فراهم نمایند. از این رو، دغدغه اصلی پایگاه های پژوهشی، مدیریت منابع حجیم، بایگانی، جلوگیری از مطالب تکراری و همچنین تعداد زیاد محققان و تولیدکنندگان می باشد.

افزون بر آنچه گفته شد، توجه به نکات ذیل در هنگام تهیه یک سامانه مدیریت محتوا در پایگاه های بزرگ اسلامی می تواند سودمند باشد:

1. از توانایی های علمی و تجربی محققان استفاده کند؛ یعنی قابلیت تعریف چند سطح از مدیریت در جای جای برنامه وجود داشته باشد و برای مدیریت هر بخش بتوان تعریفی از کاربر یا کاربران واردکننده و تاییدکننده ارائه نمود؛
2. بخش های اشتراک پذیر در پایگاه شامل: انجمن ها، فهرست پستی و بخش های ویژه کاربران، از اطلاعات مشترک استفاده کنند تا هر کاربر بتواند اشتراک خود را با یک یا چند بخش تنظیم نماید؛
3. با حذف مراحل فنی، به کاربران اپراتور و محققان اجازه دهد که پایگاه را به گونه ای مطلوب تکمیل و توسعه دهند؛
4. ساختار نرم افزار باید پویا باشد و اجازه دهد تا پایگاه های اسلامی مختلف با کارکردهای متفاوت طراحی و پشتیبانی شوند؛
5. نکته دیگری که در پایگاه های اسلامی بسیار مهم است و بیش از موارد دیگر باید مورد توجه قرار گیرد، استفاده از قابلیت تمرکززدایی است؛ یعنی هر بخش توسط افراد جداگانه تهیه و تولید شده، در پایگاه قرار گیرد. هنگام پیاده سازی سامانه مدیریت محتوا غالب سازمان ها بر روی مدل جمع آوری محتوا به صورت غیر متمرکز سیاست گذاری می کنند. بدین طریق، مسئولیت ساخت و تولید محتوا مستقیماً بر عهده خود نویسنده قرار می گیرد. بدیهی است که این مسئله، خاصه در مورد پایگاه های اسلامی که عرضه عقاید و نظرات مختلف در آنها می تواند جنجال برانگیز باشد، بسیار حائز اهمیت است. البته بحث درباره مزایا و معایب مدیریت متمرکز یا غیر متمرکز مجالی دیگر می طلبد و باید به طور جداگانه مورد نقد و بررسی قرار گیرد.

با توجه به آنچه بیان شد می توان گفت که تمام پایگاه ها به ویژه پایگاه های برجسته و بزرگ که اطلاعات، نویسندگان و مخاطبان بیشتری دارند. صرف نظر از اهداف و خطمشیی که دنبال می کنند در یک مسئله مشترک می باشند و آن، نیاز به روزآمدی مستمر و نظارت بر رشد روزافزون محتوا و مدیریت نویسندگان است. CMS ها قادر به پشتیبانی حجم انبوهی از اطلاعات اسلامی هستند و امکانات پژوهشی نظیر: موتور جستجو، طبقه بندی علمی، نمایه زنی و برقراری ارتباط بین مطالب مشابه را در منابع مختلف فراهم می کنند.

به همین دلیل، استفاده از این فنّاوری جدید برای مدیریت محتوا و اطلاعات درون پایگاه، امری کاملاً منطقی به نظر می رسد؛ چرا که علاوه بر آسان نمودن کارها و بالا بردن کیفیت ارائه مطالب، هزینه های اجرایی و به ویژه نگهداری پایگاه را به میزان چشمگیری کاهش می دهد.