کلید واژگان: پورتال سازمانی، ثبت مستندات سازمان، مدیریت مستندات، Microsoft Office OneNote، Outlook
مقدمه
نگهداری اسناد، مدارک و نقشه ها و به طور کلی مستندات سازمانی به صورت مدیریت شده، از مشکلاتی است که سازمان‌ها با آن روبه‌رو هستند. علاوه بر این، عدم دسترسی سریع به مستندات سازمانی در مواقع لزوم، از دیگر مشکلاتی است که مجموعه های کاری اعم از سازمان‌ها، ارگان‌ها و شرکت ها را با خود درگیر کرده است. از سوی دیگر، حجم مستندات مهم با افزایش طول عمر هر مجموعه کاری، افزایش تصاعدی به خود می گیرد. بدین ترتیب، نیازمندی به ثبت، نگهداری و مدیریت مستندات به صورت اصولی و ماندگار غیر قابل انکار است.
این مهم، جامعه علمی و مهندسی کشور را بر آن داشت تا تحلیل، طراحی و پیاده سازی سیستم های ثبت و مدیریت مستندات سازمان‌ها را در دستور کار خود قرار دهد. راهکارهایی نیز در این زمینه ها ارائه شده که از جمله آن‌ها پورتال های سازمانی هستند که پس زمینه هایی مانند SharePoint در مدیریت آن‌ها نقش اساسی ایفا می نماید. نرم افزار OneNote یکی از ابزارهای قدرتمند گروه Office می باشد که امکانات فراوانی را در راستای ثبت و مدیریت مستندات (در سطح شخص و سازمان) در خود جای داده است. با این ابزار علاوه بر مستندات متنی، می توان انواع متنوعی از مستندات را ذخیره و مدیریت نمود که از جمله آن‌ها می توان به مستندات صوتی و تصویری اشاره کرد.
مشکلات نرمافزارهای موجود
در زمینه ثبت و مدیریت مستندات سازمانی، نرم افزارهای بسیاری طراحی و پیاده سازی شده است. که بیشتر از آن‌ها بستر وب را برای این کار انتخاب کرده اند. اما صرف نظر از محصولات متفرقه ای که در این مورد وجود دارد، برخی شرکت های بزرگ نرم افزاری مانند میکروسافت نیز راه کارهایی برای این مهم، اندیشیده اند. Microsoft SharePointیکی از این راه کارها است که امکانات قابل توجهی در زمینه مدیریت مستندات سازمان‌ها ارائه می نماید. این نرم افزار کلیه اطلاعات خود را در بانک های اطلاعاتی SQL Server نگهداری نموده و قابلیت پشتیبان گیری نیز دارد. اما در هر صورت نیاز به پیاده سازی دارد. بستر این نرم افزار بر پایه وب استوار بوده و کمترین نیاز آن، طراحی یک یا تعدادی صفحات وب است. مواردی از جمله فارسی سازی و استفاده از تقویم فارسی نیز از چالش های این محصول به شمار می‌روند. اگر چه فارسی سازهایی برای آن نوشته شده است، اما چندان قوی و کارآمد نیستند. بیشتر نرم افزارهای دیگری نیز که در این زمینه تولید شده اند، از وب استفاده می-کنند و به همین دلیل، دارای پیچیدگی های خاص خود هستند. یکی دیگر از مشکلاتی که در این نرم افزارها به چشم می خورد، بومی‌‌سازی آن‌ها برای سازمان‌های مختلف است که گاهی لازم است برای دستیابی به این هدف تغییراتی اساسی در نرم افزار ایجاد شود.
در این مقاله راهکاری جدید برای ثبت و مدیریت مستندات ارائه می گردد که نه تنها هیچ یک از نقاط ضعف مذکور را ندارد، بلکه با داشتن برخی ویژگی ها، برای استفاده در تمام سازمان‌ها مناسب است.
راهکار Microsoft OneNote
راهکاری که در این مقاله توصیه شده و مورد بررسی قرار می‌گیرد، یکی از نرم افزارهای گروه Office به نام Microsoft OneNote است. گروه نرم افزاری Office از نسخه 2003 این نرم افزار را جزو محصولات خود قرار داد و در نسخه 2007 نیز امکانات جالب و متنوعی به آن افزود.
1. شمای کلی OneNote
این نرم افزار یک محل کاملاً مناسب برای نگهداری، طبقه بندی، جستجو و به اشتراک گذاری همه نوع اطلاعات از جمله یادداشت ها، مستندات، مراجع و هرگونه اطلاعات دیگری از این قبیل است. کلیه اطلاعات را می توان در سه گروه از کل به جزء طبقه بندی کرد که عبارت‌اند از: دفترچه یادداشت (Notebook)، بخش (Section) و صفحه (Page)؛ به گونه‌ای که هر دفترچه یادداشت متشکل از چند بخش و هر بخش متشکل از چند صفحه است. شکل(1) یک صفحه ساده OneNote را نشان می دهد.
شکل(1): یک صفحه ساده OneNote
از یک دیدگاه، قابلیت های این نرم افزار را می توان به سه گروه: ویژگی های کلی، ویژگی های کاربردی و ویژگی های عمومی تقسیم کرد. ویژگی های کلی، خواصی از این نرم افزار است که آن را از دیگر سیستم های ثبت و مدیریت مستندات متمایز می-کند. منظور از ویژگی های کاربردی، ویژگی هایی است که در مستندسازی اسناد سازمانی کاربرد داشته و راه حل مناسبی برای این منظور ارائه می کند. اما ویژگی های عمومی، قابلیت هایی از این نرم‌افزار است که ممکن است در مستندات سازمانی کاربرد چندانی نداشته باشد؛ اما به عنوان خصوصیت هایی منحصر به فرد برای OneNote محسوب می شود.
2. ویژگی های کلی
برخی از خصوصیت های این نرم افزار، آن را از دیگر سیستم های مستندسازی متمایز می کند. به این صورت که نقاط ضعف بیان شده برای بیشتر سیستم های ثبت و مدیریت مستندات را برطرف می کند. این نرم افزار یک محصول کاملاً آماده بوده و نیاز به هیچ گونه پیاده سازی ندارد. همچنین به دلیل سادگی، کاربران مبتدی نیز قادر به استفاده از آن هستند. ساختار آن بر پایه وب استوار نیست و این مهم دو ضعف دیگر سیستم ها را می پوشاند. اول این که نیازی به طراحی صفحات وب ندارد و دوم آن‌که سازمان برای استفاده از این نرم افزار نیازمند دسترسی به شبکه اینترنت نیست. وجود چنین قابلیت هایی، مدیران سازمان‌ها را به استفاده از آن، در ثبت و مدیریت مستندات خود ترغیب می کند.
3. ویژگی های کاربردی
3-1. امکان وجود دفترچه یادداشت های چندگانه (Multi Notebook): بر اساس تقسیم بندی سازمانی، می توان چندین دفترچه یادداشت را به صورت کاملاً سلیقه ای ایجاد و مدیریت کرد. این قابلیت باعث افزایش خوانایی در مستندات سازمان شده و دسترسی به آن‌ها را نیز ساده تر می کند.
3-2. امکان به اشتراک گذاشتن (Sharing) دفترچه یادداشت ها: اساسی ترین قابلیتی که در OneNote وجود داشته و برای مدیریت مستندات سازمانی امری مهم به شمار می آید، امکان اشتراک گذاری تمامی مستندات است. البته این امکان نیازمند وجود تجهیزات شبکه در سازمان است. در این صورت به‌راحتی می توان کل دفترچه یادداشت را به اشتراک گذاشت و با اعمال سطوح دسترسی مناسبی که در محیط این نرم افزار وجود دارد، می توان مدیریتی دقیق بر روی مستندات ایجاد کرد. تمام دسترسی های (Permission) موجود در سطح سیستم عامل، در این جا نیز قابل اعمال است. با اشتراک گذاری یک مستند، تغییرات انجام شده توسط یک کاربر، به صورت کاملاً همزمان برای کاربران دیگری که دارای دسترسی باشند، قابل مشاهده است. این همزمانی به گونه‌ای است که حتی در هنگام نوشتن یک جمله، تمامی کلمه های آن به شکل حرف به حرف از جانب دیگر کاربران دیده می شود.
3-3. قابلیت یکپارچگی با Microsoft Outlook: بسیاری از مستندات سازمان در OneNote می تواند با Outlook ارتباط داشته و به صورت یکپارچه عمل کنند. این یکپارچگی در سه حالت امکان پذیر است:
- - ساختن همزمان فهرست وظایف (Tasks) موجود در OneNote با Outlook: همان وظایفی که در OneNote تعریف می شود، به صورت کاملاً همزمان در Outlook هم وارد شده و قابل مشاهده است.
- - برقراری ارتباط با Outlook از طریق پست الکترونیکی (Email): برای ثبت و طبقه بندی مستندات در قالب هایی مانند پست الکترونیکی و تقویم (Calendar)، می توانیم از این امکان استفاده کنیم. به این صورت که با ذخیره این مستندات در Outlook و کلیک روی شمایل (Icon) مربوط به OneNote، تقویم یا پست مورد نظر را به OneNote منتقل می-کنیم.
3-4. امکان اتصال مستندات به یکدیگر به وسیله پیوند (Hyperlink): پیوندها در OneNote به دو صورت کلی قابل پشتیبانی است: در حالت اول، با هر فایلی خارج از محیط OneNote می توان پیوند برقرار کرد. این کار با کلیک بر روی گزینه Hyperlink از نوار ابزار Insert و با انتخاب فایل دلخواه، قابل انجام است. در حالت دوم می توان بین صفحه های داخلی یک یا حتی چند دفترچه یادداشت موجود در OneNote پیوند برقرار کرد.
3-5. قابلیت ساماندهی یادداشت‌ها: از آن جایی که یک یادداشت در OneNote از اجزای مختلفی همچون بخش(Section)، صفحه(Page)، زیرصفحه (Subpage) و حتی گروهی از بخش ها (Section Group) تشکیل می‌شود، می توان تمام مستندات موجود در یک دفترچه یادداشت (Notebook) را بر اساس دو مقوله نیاز و کاربرد، به شکل‌های متنوع و دلخواه ساماندهی نمود. شکل(2) و شکل(3) بیانگر دو نوع ساماندهی کاملاً سلیقه ای برای کاربردهای مختلف می باشد.
شکل(2): ساماندهی یک Notebook بر اساس نوع پروژه ها
شکل(3): ساماندهی یک Notebook بر اساس نام افراد طرف حساب با سازمان
3-6. ضمیمه سازی (Attachment) هر نوع فایل به مستند دلخواه: امکان ضمیمه کردن هر فایلی به مستند دلخواه در OneNote وجود دارد. بنابراین، می توان از بروز افزونگی در مستندات جلوگیری کرد. با انجام یک عمل ساده Copy و Paste یا افزودن فایل مورد نظر، سه گزینه انتخابی در اختیار کاربر قرار داده می شود. انتخاب گزینه اول، باعث افزودن یک پیوند از فایل مورد نظر به سند جاری می شود. انتخاب گزینه دوم، یک کلید میان بر (Shortcut) برای فایل مورد نظر ایجاد می کند. گزینه سوم نیز یک رونوشت از فایل مورد نظر به انتهای سند جاری می افزاید.
3-7. ارتباط مستقیم با دستگاه تلفن همراه: تجهیزات مورد نیاز برای استفاده از این امکان، یک Windows Mobile است. در این ارتباط می‌توان همه مستندات را از OneNote به دستگاه تلفن همراه و یا برعکس منتقل کرد. می توان گفت هیچ یک از سیستم های ثبت و مدیریت مستندات، دارای این قابلیت نیستند.
3-8. قابلیت حفظ امنیت با استفاده از خاصیت رمزگذاری (Password Protection) برای هر بخش: برای حفظ امنیت در مستندات می توان هر بخش را قفل کرده و برای آن رمز تعریف کرد.
3-9. قابلیت ذخیره سازی به صورت صوتی و تصویری: با ابزاری که این نرم افزار در اختیار کاربر قرار می دهد، می‌توان صوت و تصویر هم ذخیره کرد.
3-10. امکان علامت گذاری (Tag) مستندات: بسته به نوع مستنداتی که در سازمان وجود دارد، می توان علامت هایی برای آن‌ها ایجاد کرده و در کنار آن‌ها قرار داد. OneNoteبیش از 25 علامت آماده در اختیار کاربران قرار می دهد. علاوه بر این، امکان افزودن این علامت ها نیز وجود دارد. وجود چنین علامت های در مستندات سازمان نه تنها باعث افزایش میزان خوانایی آن می شود، بلکه در جستجوی سریع نیز نقش اساسی ایفا می کند.
3-11. قابلیت جستجوی قدرتمند: در OneNote جستجوی قوی و قدرتمندی تعبیه شده است. یکی از امکانات مهم موجود در جستجو، دامنه جستجو است. کاربر می تواند در حوزه های مختلفی از جمله: بخش جاری، دفترچه یادداشت جاری و کل دفترچه یادداشت ها جستجوی خود را انجام دهد. از قابلیت علامت گذاری مستندات نیز در جستجو می توان استفاده کرد؛ به عنوان مثال، می توان جستجو را به مستنداتی محدود کرد که دارای علامتی با یک نام مشخص هستند. قابلیت دیگری که در هیچ نرم افزاری در حوزه مستندسازی وجود ندارد، جستجوی متن در تصاویر است. موتور جستجوی OneNote می تواند کلمه هایی را که جزئی از تصاویر هستند، بازیابی کند. با رنگی کردن کلمه یا متن مورد جستجو در صفحه جاری و حتی رنگی کردن صفحه های بخش جاری به کاربر اطلاع می دهد که کلمه مورد نظر او در کدام صفحه ها موجود است. شکل (4) نشان دهنده حالتی است که OneNote هنگام جستجوی کلمه «Contoso» پیدا می کند.
شکل(4): جستجوی کلمه Contoso
4. ویژگی های عمومی
برخی ویژگی ها در OneNote وجود دارند که آن را از دیگر نرم افزارهای مشابه، متمایز می کند؛ اما به دلیل این که در بحث ثبت و مدیریت مستندات کاربرد چندانی ندارند، تنها به ذکر فهرستی از آن‌ها می پردازیم:
در OneNote می توان به‌راحتی و با فشردن دکمه Tab یک ستون از جدول را ساخته و به ستون بعدی رفت. کلیدهای میان بری هم برای کار با جدول ها در اختیار کاربر قراردارد. وجود یک ماشین حساب ساده و سریع، از دیگر ویژگی های عمومی این نرم افزار است. با درج علامت مساوی (=) پس از نوشتن یک عبارت محاسباتی ریاضی، نتیجه محاسبه شده و نوشته می-شود؛ برای مثال، می توان به نمونه های زیر اشاره کرد:
4 * (5 + 2) = 28
Sqrt (81) = 9
Cos (180) = -1
Sin (90) =1
14 * $39.99 = $559.86
4 ^ 3 = 64
4 * 5 = 20
یکی دیگر از ویژگی های منحصر به فرد این نرم افزار، امکان تهیه تصاویر از هر جایی با استفاده از قابلیت Screen Clipping است. همچنین در OneNote الگوهای آماده و متنوعی برای دفترچه یادداشت ها ، وجود دارد که در سهولت ایجاد یک دفترچه یادداشت مؤثر است.
نتیجه گیری
با توجه به اهمیت ثبت و مدیریت مستندات به صورت الکترونیکی و لزوم فراموشی شیوه های سنتی و فیزیکی، نیازمندی به سیستم های دیجیتالی ثبت و مدیریت مستندات سازمان‌ها روزبه‌روز بیشتر احساس می شود. طبق تحقیقات به عمل آمده در این مقاله، معایبی برای سیستم های متداول مدیریت مستندات سازمانی ذکر شد. نرم افزار OneNote با ارائه یک شیوه جدید در ثبت و مدیریت مستندات سازمانی این معایب را برطرف کرده و مزایای قابل توجهی در بر دارد. بنابراین، به عنوان یک راهکار مناسب در این زمینه محسوب می شود. به صورت کلی، سهولت در استفاده و مدیریت این نرم افزار، از مهم ترین ویژگی های آن شمرده می شود.
منابع:
