ره آورد نور

در متون مختلف، بایگانی (آرشیو) در سه معنا به کار رفته است:

1. اسنادی که دیگر استفاده جاری ندارند و به دلیل ارزش حقوقی یا اطلاعاتی نگهداری می شوند.
2. محلی که مواد بایگانی در آن نگهداری می شود.
3. سازمان یا بخشی از سازمان اداری که وظیفه اصلی آن، انتخاب و قابل دسترس کردن اسناد آرشیوی است.

لازمه آشنایی با آرشیو، آشنایی با مراکز و مؤسسات دارنده آن در سطح هر کشور و دنیاست. چنانچه شیوه عملکرد و ارائه خدمات آن مشخص باشد، علاقه مندان می توانند به هنگام نیاز به آن مراکز مراجعه کنند. دست کم اطلاع از وجود این مراکز، بسیار ضروری است.

در مراکز آرشیوی، فعالیت های مختلفی انجام می شود. یکی از این فعالیت ها که در عصر حاضر، بیش از پیش ضروری است، ساماندهی اسناد الکترونیکی و همچنین، رقومی سازی اسناد کاغذی است. در تحقیق حاضر، معرفی مرکز اسناد آستان مقدس حضرت فاطمه معصومه(س) و همچنین آشنایی اجمالی با اسناد الکترونیکی مدنظر است. ابتدا مرکز اسناد آستان مقدس قم معرفی می گردد و در ادامه نیز با مبحث اسناد الکترونیک آشنا می شویم. گفتنی است که در این پژوهش، قصد معرفی کامل مرکز اسناد آستان مقدس قم و اسناد الکترونیک را نداریم؛ زیرا هر دو مبحث بسیار گسترده و در خور مطالب فراوانی است.

معرفی مرکز اسناد آستان مقدس قم

میراث اسنادی موجود آستان مقدس، بخش وسیع و گسترده ای از اطلاعات آن در حوزه های مختلف را در بر می گیرد و در فضای بیرونی آن نیز، علاوه بر امکان اطلاع رسانی و معرفی هویت، کارکردها و دستاوردها و خدمات خادمان و کارکنان این بارگاه نورانی و برکات وجودی شخصیت بانوی کرامت، نشانگر بخش عظیمی از تمدن ایران اسلامی و رشد فرهنگی و اجتماعی کشور و تشیع به شمار می آید.

اهتمام و توجه به ایجاد، طبقه بندی و نگهداری انواع اسناد ارزشمند آستان مقدس قم و توجه به مزایای این مهم، کم وبیش در دوره های تولیتی قبل و بعد از انقلاب وجود داشته است و در نگاه ابتدایی، توجه به اصل ثبت و ضبط و نگهداری اسناد در طول سده اخیر این آستان، انسان را به تحسین وا می دارد. با وجود این، التفات جدی به این حوزه و مستندسازی وقایع و فعالیت ها، تولید نظامند اسناد و مدارک مکتوب و تصویری، سازماندهی، صیانت و حفاظت استاندارد و بهره برداری کافی و لازم از این منابع اطلاعات در آستان مقدس تا حدی مورد غفلت واقع شده یا به نوعی در اولویت نبوده است.

از‌این رو، با وجود حدود 3 میلیون سند مکتوب در محدوده زمانی قبل از انقلاب (دوره پهلوی اوّل و دوم) و صدها هزار سند و مدرک مختلف از وقایع و فعالیت های آستان مقدس بعد از انقلاب در بایگانی مرکز سازمان، می توان اذعان داشت که بسیاری از حوادث، اقدامات و تحولات آستان مقدس قم در گذشته یا ثبت نشده و یا به صورت ناقص مطرح گردیده است.

با این حال، زوایای بسیاری از حوادث و فعالیت های انجام گرفته در آستان یا موضوعات مرتبط با آن، برای نسل امروز، پنهان مانده است. این مسأله به همراه تأخیر آستان مقدس از ورود به عرصه سازماندهی و بهره برداری هدفمند از میراث اسنادی خود، امروزه یک رسالت و مأموریت مهم و تاریخی برای متولیان این حوزه تعریف کرده که با توجه و عزم همگانی در مجموعه آستان مقدس و حمایت های برون سازمانی، از عهده جبران این عقب ماندگی، احیاء و بهره برداری از این میراث گران بها برخواهد آمد.

شیوه تأسیس و شکل گیری مرکز

با توجه به چشم اندار مصوب آستان مقدس، اگر چه تأسیس نهادی در مجموعه آستان مقدس برای انجام امور اسنادی آن، دیرهنگام به نظر می رسد، اما در صورت التفات به مأموریت سنگین و مهم آن و اهتمام درخور و کافی به تأمین نیروی انسانی، زیرساخت های سخت افزازی و تعریف سازوکارها و برنامه های کاربردی و مناسب و همچنین همیاری و تعامل همه بخش های آستان مقدس، این عقب ماندگی در این عرصه قابل جبران و تبدیل به فرصت و دستاوردهای کلان خواهد نمود.

آستان مقدس حضرت فاطمه معصومه(س) یقیناً در بین نهادهای دارای اسناد و مدارک ارزشمند، در خصوص تأسیس مرکزی برای امور اسنادی خود، از مواردی است که اگر از مهم ترین ها نباشد، از کم اهمیت ها نیست؛ هر چند تا کنون نیز اطلاعات و اسناد آن، به صورت پراکنده در بخش های مختلف آستان مقدس وجود داشته و کم و بیش حفظ شده است.

خوشبختانه تولیت وقت، حضرت آیت الله حاج سید محمد سعیدی ـ دامت توفیقاته ـ با درک ضرورت ها و اهمیت بالای موضوع موافقت نموده و واحد مستقلی در نظام اداری آستان مقدس با عنوان «مرکز حفظ، پژوهش و نشر اسناد آستان مقدس» در راستای تحقق سند چشم انداز آستان، در سال 1391 تأسیس گردید و فعالیت رسمی خود را تحت حوزه فرهنگی آغاز نموده است.

بایستگی ایجاد بانک جامع اطلاعات اسنادی

با توجه به لزوم به روزرسانی و بهره برداری از فناوری های نوین جهت ارتقاء امنیت، کیفیت و سرعت در ثبت و نگهداری اسناد و سرعت بخشی و آسان سازی بهره برداری هم زمان از اطلاعات آنها، ایجاد بانک جامع الکترونیکی اسناد آستان مقدس، یکی از کارهای ویژه، مهم و اولویت‌دار می باشد؛ کاری که قرار است ارزشمندترین دارایی های آستان مقدس را که همان اسناد و مدارک و تاریخ شفاهی آن هستند، ذخیره و نگهداری و آماده بهره برداری نماید. این امر در واقع، زمینه‌از ارائه اطلاعات دقیق کاربردی و آثار اسنادی آستان، از نسل های پیشین به نسل های بعدی بوده و امری ضروری تلقی می گردد.

بنابراین، راه اندازی یک بایگانی مرکزی جامع اسناد و مدارک (مکتوب و دیجیتال) آستان، جهت ایجاد حافظه تاریخی پویای آستان مقدس برای صیانت از هویت و دستاوردهای آستان مقدس اجتناب ناپذیر است. چرا که بدون شناخت، تقویت و حفظ هویت، کارکردها، دستاوردها و آثار سازمان آستان مقدس، رسالت ها و مأموریت ها و اولویت های آن به خوبی شناسایی نشده و به تبع برنامه و عملکرد مطلوب نیز، جامه عمل نخواهد پوشید.

بایگانی جامع مرکزی (به صورت سنّتی و الکترونیکی)، در تصمیم سازی و تصمیم گیری صحیح بر اساس سوابق و شواهد تاریخی، به متولیان، مسؤولان و کارشناسان آستان مقدس کمک شایانی می کند و در واقع، می تواند بازوی اطلاعاتی و فکری مستند و معتبر برای برنامه‌ریزان و مدیران به شمار آید؛ زیرا اسناد می توانند در برنامه ریزی های کلان و راهبردی آستان و در تشخیص مقوله های مختلف، به ویژه در برنامه های جدید و توسعه ای، به مثابه بانک اطلاعات قوی و کارآمد، به عنوان پیشینه، مبنا و الگو، مورد استفاده قرار بگیرند.

اهداف و برنامه های کلی مرکز

1. شناسایی، جمع آوری و حفاظت از اسناد؛
2. تنظیم و توصیف و دیجیتالی نمودن اسناد در سامانه نرم افزاری؛
3. مستندسازی وقایع آستان مقدس قم و تدوین تاریخ شفاهی آستان مقدس قم؛
4. پژوهش، تدوین و تولید آثار اسنادی مختلف.

گستره مأموریت مرکز

این مرکز، در پیگیری و عملیاتی نمودن اهداف مذکور، محدودیتی به لحاظ حجم و گستردگی پیش‌رو ندارد. از این رو، هم در امر شناسایی و جمع آوری اسناد و مدارک (مکتوب، شفاهی، شنیداری و دیداری، الکترونیکی و دیجیتالی) و تدوین تاریخ شفاهی در گستره داخل و خارج آستان، حتی در سطح ملی، و هم در امور پژوهش و تولید آثار اسنادی در تمامی حوزه ها با برنامه ریزی و اولویت بندی مناسب، می تواند اقدام نماید.

به لحاظ گستره زمانی نیز مأموریت مرکز، از تاریخ ورود حضرت معصومه(س) به شهر قم و قدمت ساخت حرم مطهر و برهه های زمانی قبل و بعد انقلاب اسلامی تا کنون را شامل می شود و همچنین، اسناد و مدارکی را که همواره در طول فعالیت مرکز در آستان مقدس تولید می گردد، در بر می گیرد.

واحدهای سازمانی مرکز

• - ریاست مرکز و دفتر ریاست؛
• - شورای علمی و ارزیابی اسناد؛
• - واحد شناسایی و دریافت؛
• - واحد تنظیم و فهرست نویسی؛
• - واحد تدوین و نشر.

* ریاست مرکز اسناد: بالاترین جایگاه مدیریتی و تصمیم گیری است برای سیاست گذاری، برنامه ریزی، ساماندهی و مدیریت امور اسناد آستان مقدس، هدایت، کنترل و ارزشیابی و ایجاد هماهنگی و بهره‌وری نیروی انسانی مرکز، در جهت نیل به اهداف سازمانی است.

* شورای علمی و ارزیابی مرکز: جایگاه علمی و مشورتی است که مسؤولیت کارشناسی امور تخصصی اسناد و ارائه مشاوره علمی و فکری به ریاست مرکز را بر عهده دارد. این شورا از مدیران و مسؤولان بخش های مختلف مرکز تشکیل شده و مسؤولیت اصلی پیگیری امور جلسات و مصوبات آن بر عهده دبیر منتخب این شورا می باشد.
* واحد شناسایی و دریافت: مجموعه اجرایی و عملیاتی است که با بهره گیری از روش های اصولی و جدید، مسؤولیت اداره و نظارت بر امور جمع آوری و گردآوری، پیش آرشیو و حفاظت استاندارد از اسناد را بر عهده دارد و در راستای پیگیری اهداف کلان مرکز اسناد، نقش اولیه و پایه ای ایفا می کند. این واحد، شامل بخش های ذیل است:

الف. بخش منابع مکتوب:

- تعریف اسناد مکتوب: اسنادی که حاوی اطلاعات ارزشمند نوشتاری هستند، «اسناد مکتوب» قلمداد می شوند. در بین انواع سند، از اعتبار و اهمیت بالایی برخوردار بوده و مبنای اصلی تحقیقات اسنادی و امور اداری و حقوقی می باشند.

ب. بخش منابع غیرمکتوب:

به منابع معتبری که حاوی اطلاعات ارزشمندی شامل: عکس های تاریخی، نقشه ها، پوسترها، بنرها و پلاکاردها و مانند آنها و نوارهای ریلی، فیلم ها و نوارهای صوتی از برنامه های گوناگون فرهنگی تبلیغی و آموزشی آستان، و محتوی مذاکرات، نشست ها و جلسات مختلف هستند، «اسناد شنیداری و دیداری» اطلاق می شود که در سامانه جداگانه ای نگهداری می شوند.

- اسناد دیجیتال: به اسنادی که حاوی اطلاعات ارزشمند، معتبر و مرتبط با آستان مقدس در اتوماسیون مکاتبات اداری، فضای مجازی و اینترنتی و یا نرم افزارهای تولیدی هستند، «اسناد الکترونیکی» یا اسناد دیجیتال گفته می شود.

* واحد تنظیم و فهرست نویسی اسناد: از واحدهای عملیاتی و تخصصی در مرکز اسناد است که با بهره‌مندی از نیروهای محقق و دارای مهارت های رایانه ای، مسؤولیت انجام امور فهرست نویسی (دستی و رایانه ای) و پیگیری پردازش اطلاعات اسناد را بر عهده داشته و در جهت تحقق اهداف مرکز، نقش بسیار مهم و موثری ایفا می کند.

مدیریت اسناد، مشتمل بر مدیریت فرم های اداری، گزارش ها، آیین نامه ها، مکاتبات، پرونده های جاری و بایگانی راکد است؛ به عبارت دیگر، مدیریت اسناد به مدیریت تولید، حفاظت، و شیوه استفاده و در دسترس قرار دادن اسناد می پردازد و موضوع آن، اسنادی است که به هر عنوان و در هر قالب (نظیر کاغذ، ریزفیلم، نوار ویدیو، عکس، و دیسک رایانه ای و الکترونیکی) در سازمان تولید شده، یا از سایر مؤسسات دولتی و خصوصی دریافت می گردند.

پس از مجموعه سازی و گردآوری منابع آرشیو، اساسی ترین فعالیت آرشیودارها، سازماندهی این منابع است؛ فعالیتی که با چالش های متعدد برای آرشیودارها همراه است؛ زیرا دستورعمل و استاندارد خاصی برای یکسان عمل کردن و یکپارچه سازی فعالیت ها در این زمینه وجود نداشته یا حداقل به موارد کلی اشاره شده است.

ج. بخش ورود اطلاعات به سامانه اسناد:

بخشی فنی و عملیاتی در واحد آرشیو مرکز است که با بهره گیری از فناوری های دیجیتال، مسؤولیت ساماندهی و انجام امور نرم افزاری و رایانه ای مرکز را بر عهده داشته و در راستای تحقق اهداف مرکز نقش آسان کننده، تکمیلی و ارتقایی ایفا می نماید.

نام سامانه ای که در این حوزه به کارگیری شده «نرم افزار کتابخانه ای پارس آذرخش» است که البته بر اساس کاربرگه دستی توصیف اسناد این مرکز، به روزرسانی و بومی شده است؛ به گونه ای که فیلدهای موجود در نرم افزار آذرخش ابتداء با کاربرگه استاندارد دستی تطبیق داده شده و سپس، فیلدهای جایگزین و مکمل در پایگاه اسناد نرم افزار تعریف و کاربرگه رایانه ای اسناد طراحی و بازتعریف گردید. گفتنی است که کتابخانه و موزه آستان مقدس نیز تحت مدیریت فرهنگی، جهت ساماندهی منابع خود از این سامانه نرم افزاری بهره می گیرند.

* واحد تدوین و نشر: مجموعه ای است پژوهشی و ستادی که با بهره مندی از نیروهای خبره و محقق، مسؤولیت برنامه ریزی و اقدام برای پژوهش و تدوین اسناد، تدوین تاریخ شفاهی آستان مقدس با هدف تولید و انتشار آثار و محصولات اسنادی در عرصه های مختلف بر اساس اولویت های مصوب را بر عهده داشته و در راستای اهداف نشر و اطلاع رسانی اسنادی مرکز، نقش اصلی و محوری ایفا می کند.

د. بخش مستندنگاری و تدوین اسناد:

بخشی است تحقیقاتی و ستادی که در حیطه اهداف تعیین شده، مسؤولیت انجام طرح های مستندنگاری و پژوهش، همچنین تدوین اسناد را بر عهده داشته و در راستای اهداف تولید اسناد و آثار اسنادی نقش مؤثر و محوری ایفا می نماید.

اهداف مرکز از دیجیتالی نمودن اسناد

1. افزایش ضریب حفاظت اسناد و مدارک از طریق تصویربرداری از اسناد و نگهداری آنها در بایگانی دیجیتال؛
2. امکان فهرست نویسی رایانه ای اسناد (بازخوانی و بازنویسی اطلاعات اسناد در کاربرگ ها) جهت کاهش هزینه ها و صیانت از مفاد اسناد و سهولت دسترسی به آنها در قالب نرم افزاز؛
3. نیل به اهداف پژوهشی و امکان بهره برداری متمرکز و هم زمان از اطلاعات اسناد توسط پژوهشگران و کاربران دیگر.

مزایا و امکانات سامانه دیجیتالی اسناد

1. تشکیل بایگانی الکترونیکی جهت نگهداری از تصاویر اسناد و بی نیازی از بایگانی سنتی و فیزیکی؛
2. فراهم نمودن امکان جست و جوی واژگانی و موضوعی اسناد برای پژوهشگران و کاربران دیگر؛
3. امکان بایگانی انواع سند (عکس، فیلم، صوت و اسناد مربوط به تاریخ شفاهی و...) در کنار تصاویر اسناد مکتوب در سامانه؛
4. سرعت بخشی و آسان سازی بهره برداری پژوهشگران و کاربران دیگر و جامعیت بخشیدن به تحقیقات و آثار اسنادی؛
5. امکان دهی پیشینه شناسی موضوعی برای مدیران و کارشناسان آستان در تصمیم گیری ها و برنامه ریزی های آتی؛
6. امکان به روزرسانی و تکمیل کاربرگ های مربوط از روی تصاویر اسناد بر اساس اولویت بندی موضوعی؛
7. پایین بودن اعمال سلیقه، ابهامات و اشتباهات انسانی مثل ناخوانا بودن خط و... نسبت به عملیات اسنادی دستی.

مراحل اجرایی ایجاد سامانه جامع دیجیتال اسناد

1. برنامه ریزی و طراحی پروژه ایجاد سامانه و طی مراحل تصویب؛
2. طراحی و تهیه نرم افزار سامانه دیجیتال اسناد؛
3. تهیه امکانات سخت افزاری لازم (سِروِر و رایانه)؛
4. تأمین نیروی انسانی مورد نیاز طبق برنامه مصوب در قالب پروژه؛
5. فهرست نویسی (بازخوانی و بازنویسی اسناد در کاربرگ ها)؛
6. تصویربرداری از اصل اسناد؛
7. ورود اطلاعات کاربرگ های فهرست نویسی و تعبیه تصاویر اسناد در نرم افزار.

اسناد الکترونیکی

حال که با مرکز اسناد آستان مقدس قم به طور اجمالی آشنا شدیم، قصد داریم مبحث «اسناد الکترونیکی» را واکاوی کنیم. اسناد الکترونیک در قرن بیست و یکم، از جمله موضوعات مهم و البته چالش های پیش روی مراکز اسنادی و آرشیوی است. مدیران مراکز اسناد، با دو وظیفه بسیار سنگین و خطیر مواجهه هستند؛ از طرفی، وظیفه دیجیتال‌سازی(رقومی سازی) منابع مکتوب و کاغذی با توجه به پیشرفت فناوری های اطلاعاتی و ارتباطاتی را فرا رو دارند و از طرف دیگر، انتظار می رود اسناد الکترونیک را که حجم بسیاری از اسناد در حال تولید را تشکیل می دهد، ساماندهی نماید.

در ادامه مبحث، اندکی با ویژگی ها، مزایا و چالش های این اسناد نوظهور آشنا می شویم، تا در فرایند ساماندهی و رقومی سازی(دیجیتال سازی) این گونه از اسناد، با آگاهی عمل شود.

اسناد رقمی

اسناد رقمی(دیجیتالی)، به اشیایی که از ابتدا توسط رایانه ایجاد شده اند، یا در یک مرحله از چرخه عمر خود به روش رایانه ای تولید، منتقل، مرتبط و نگهداری شده اند، اطلاق می گردد. اسناد الکترونیکی را می توان مدارکی خواند که غالب ویژگی های اسناد سنتی را حفظ نموده و با عنوانی مشخص و منظم، و به صورت الکترونیکی تولید، نگهداری و توزیع می شوند و علاوه بر آن، دارای قابلیت های جستجو، بازیابی، چاپ و ذخیره سازی اطلاعات به شکلی صحیح، سریع و دقیق توسط کاربران متعدد بوده و همواره روزآمد می شوند.

ویژگی های اسناد الکترونیکی

آشنایی با ویژگی های اسناد الکترونیکی، بسیار حائز اهمیت است و به آرشیودارها در جهت شناخت و مدیریت این گونه اسناد کمک شایانی می کند. در ادامه، با پانزده ویژگی اسناد الکترونیکی آشنا می شویم:

1. یکی از مهم ترین ویژگی متمایز اسناد الکترونیکی، این است که می توان آنها را تکثیر نمود. اگرچه دستگاه های فتوکپی، کپی برداری از اسناد کاغذی را آسان نموده اند، اما تکثیر و انتشار کپی های الکترونیکی، بسیار آسان تر و سریع تر است.
2. یکی دیگر از ویژگی های نسخه الکترونیکی یک سند، این است که احتمال دارد، با کپی پرینت شده آن یکی نباشد و ممکن است تنها در جریان بررسی نسخه الکترونیکی، اطلاعات مخفی شده مهم آن قابل رؤیت باشد. در نتیجه، داشتن کپی الکترونیکی یک سند یا مدرک، می تواند نسبت به پرینت به ظاهر کامل آن، اطلاعات بیشتری را به ما ارائه دهد.
3. معمولاً رایانه ها اطلاعات را در محل هایی از قبیل فایل های ثبت وقایع و سربرگ اسناد، ذخیره می کنند که عموماً در دسترس کاربران قرار ندارند. بسیاری از کاربران از انواع اطلاعاتی که توسط سامانه های رایانه ای ردگیری و ذخیره می شوند، مطلع نیستند.
4. اسناد الکترونیکی را می توان به صورت بسیار فشرده ای ذخیره کرد. این عمل سبب می شود تا جا به جایی و نقل و انتقال اسناد الکترونیکی و از بین بردن آنها نسبت به اسناد و مدارک کاغذی، به مراتب آسان تر شود.
5. در خصوص اسناد و مدارک کاغذی، معمولاً افراد به تنهایی می توانند مدارک در دسترس را بازبینی نمایند و مواد و مطالب دلخواه را به راحتی محو کرده یا تغییر دهند.
6. اسناد الکترونیکی، امکان دستیابی به یادداشت های غیررسمی را که از طریق پست الکترونیکی ارسال می شوند، فراهم می آورد. حتی در جایی که اسناد و مدارک، نسخه های چاپی رایانه ای نیز در دسترس می باشد، ممکن است پیش نویس اولیه این اسناد، تنها به شکل الکترونیکی موجود باشد.
7. ممکن است نسخه های الکترونیکی اسناد و سوابق، دارای اطلاعات مضاعفی باشند، یا شاید اطلاعات سامانه یا رمزهای پنهان، در کپی الکترونیکی موجود باشند و می توان از آنها برای پی بردن به دست کاری های انجام شده، مانند: تغییر تاریخ یک سند یا فراهم آوردن اطلاعات راجع به تولید و انتشار یک سند، استفاده کرد.
8. اسناد الکترونیکی این قابلیت را دارد که نسبت به اسناد کاغذی متقاعد کننده تر باشد. یک سند شنیداری یا چندرسانه ای که از طریق یک نظام الکترونیکی پیام رسان به دست می آید و مؤید این گونه امکانات می باشد، بسیار خوب و قانع کننده است.
9. اسناد الکترونیکی این توانایی را دارد تا محاسبه و پردازش اطلاعات و انتقال آن را، با سرعت بسیار بالا انجام داده و زمان انجام کار را به حداقل ممکن رسانده و در نتیجه، بهره وری را افزایش دهد. اسناد رقمی، امکان جست‌و‌جو و دستیابی سریع به اطلاعات و انتقال به موقع سوابق راکد را به آرشیو ملی نیز فراهم می کند.
10. در مشاغل مبتنی بر انسان، دقت انجام کار متغیر است؛ درحالی که فناوری اطلاعات، دقتی بالا و ثابت را تأمین و تضمین می کند. در انواع فعالیت های پردازشی و محاسباتی، دقت رایانه به مراتب بیشتر از انسان می باشد.
11. با توسعهٔ اسناد الکترونیکی و به کارگیری آن، دیگر لزومی به ایجاد، حمل و نگهداری حجم فراوانی از اسناد کاغذی وجود ندارد.
12. استفاده از فناوری اطلاعات، شفافیت در انجام کارها را افزایش می دهد و بسیاری از واسطه ها را حذف می کند. این دو مزیت کلیدی، منجر به رفع برخی از فسادهای اداری، خصوصاً در سطوح پایین می شوند.
13. به کمک اسناد رقمی بسیاری از استعلام ها و مراجعه های افراد و غیره از طریق شبکه های رایانه ای و به صورت خودکار انجام می گیرد. بنابراین، می توان به صورت تمام وقت و شبانه روز از آن بهره گرفت و از مراجعه های غیرضروری و حضوری پژوهشگران و مراجعه کنندگان به آرشیو ملی و مراکز اسناد جلوگیری نمود.
14. استفاده از اسناد الکترونیکی، موجب ایجاد یک نظام اطلاع رسانی پویا، جامع، فراگیر و روزآمد می گردد. بر این اساس، مؤسسه هایی که خواهان حرکت در مسیر فناوری روز و تغییر روش های سنتی و کارآمدی محیط های اطلاعاتی خود هستند، ملزم به استفاده از شیوه های نوین پردازش اطلاعات می باشند و بهره گیری از اسناد الکترونیکی یکی از الزام های سازمان ها است.
15. بالا بودن کیفیت و سرعت نشر و پایین بودن هزینه های تولید، توزیع و انتقال اسناد الکترونیکی و حذف محدودیت های زمانی و جغرافیایی مراجعه کنندگان برای دریافت اسناد درخواستی و امکان دسترسی به اطلاعات تفکیک شده نظیر: عکس ها، جدول ها، نمودارها و آمارها، از دیگر ویژگی اسناد الکترونیکی می باشد.

اصالت سند الکترونیکی

داده ها به دلیل فقدان زمینه و ساختار، به خودی خود بی معنا هستند. در محیط آرشیوی، اصالت و اعتبار سند، به پذیرفته شدن آن به عنوان مدرک بستگی دارد. بنابراین، تشخیص میان داده و اطلاعات، خیلی آسان نیست. اصالت سند الکترونیکی از سه ویژگی اساسی و ضروری نشیت می گیرد که عبارت اند از:

• - قابل اعتماد بودن (اعتبار): سندی قابل اعتماد و معتبر است که فعالیت و کار مربوط را کامل و دقیق نشان دهد. این مورد، مستلزم ایجاد اعتماد به فرآیندهای آرشیوی و حفظ اسناد (مورد استفاده در مدیریت اسناد) و قرار گرفتن سند در محیط و زمینه عملیاتی خود است، تا دلیل وجود و شیوه ایجاد و کاربرد سند به آسانی مشهود باشد. اعتبار سند از طریق به کارگیری راهبردها و تدابیر شفاف و مستند حفظ و نگهداری و ارائه فراداده توصیف محتوا، زمینه و ساختار سند تضمین می شود.
• - تمامیت و یکپارچگی: مراقبت از اسناد به منظور اطمینان از کامل بودن آن و جلوگیری از دست کاری غیرمجاز یا تصادفی صورت می گیرد. تمامیت و یکپارچگی سند، کیفیتی است که دست نخوردگی و مدیریت و مستند بودن تمام فعالیت های مربوط به سند را تأیید می کند؛ مثل بازکردن سند به روش الکترونیکی، خواندن و بایگانی آن.
• - سودمندی و کاربرد: سند باید مفید و قابل کاربرد باقی بماند؛ یعنی کاربران مجاز در هر زمان و در شرایط تغییر محیط های فنی بتوانند به آن دسترسی داشته باشند. برای تحقق این امر، سند باید علاوه بر داشتن جای معین، قابل بازیابی بوده و فناوری مورد نیاز برای بازکردن، خواندن و فهمیدن آن، در دسترس باشد.

سند الکترونیکی ای را می توان معتبر دانست که همه عوامل مهم مربوط به اعتبار و اصالت را شامل: قابل اعتماد بودن، تمامیت و یکپارچگی و سودمندی دارا باشد؛ البته در صورتی که تمام فعالیت های مربوط به حفظ و نگهداری آن را بتوان نشان داد.

متخصصان اسناد برای تعیین بهترین شیوه مدیریت اسناد الکترونیکی، به منظور حفظ اعتبار، یکپارچگی و سودمندی آنها، نیاز به درک مقولات فناوری مرتبط با ایجاد و مدیریت اطلاعات رقمی دارند.

مدیریت اسناد الکترونیکی

اسناد الکترونیکی مانند اسناد فیزیکی، به مدیریت دائمی نیاز دارند. مدیریت کارآمد و اثربخش، شامل وظایف ذیل است:

• • ایجاد و تنظیم ساختار طبقه‌بندی، به منظور کمک به بایگانی اسناد؛
• • ایجاد قوانین نگهداری، تعیین تکلیف، به منظور تعیین مدت نگهداری اسناد و چگونگی امحاء یا انتقال آنها؛
• • تخصیص مجوزهای دسترسی یا حقوق امنیتی، به منظور تعیین اشخاص مجاز به استفاده از اسناد؛
• • تعیین رسمی یا عادی بودن سند؛ اسناد رسمی باید طبق طرح مدیریت اسناد رسمی، و اسناد عادی باید پس از راکد شدن، منتقل یا امحاء شوند.

مزایای مدیریت صحیح اسناد الکترونیکی

مدیریت صحیح اسناد مزایای مثبت ذیل را شامل می شود:

• • هنگامی که اطلاعات و اسناد به راحتی و به سرعت یافت می شوند، اقدامات سازمانی به بهترین شکل انجام می گردند؛
• • امکان تدوین خط مشی ها و دستورعمل ها بر اساس اطلاعات صحیح و تجربیات کسب شده در گذشته را که در اسناد سازمان مستند شده اند، فراهم می آورد؛
• • امکان ارائه خدمات دولتی به تمام شهروندان به شکل همسان و عادلانه ایجاد می شود؛
• • لازمه های قانونی اطلاعات، مستندات و دیگر تعهدات سازمانی رعایت می شوند؛ چرا که اسناد و اطلاعات به راحتی در دسترس می باشند؛
• • درخواست ارائه اطلاعات از حساب رسان باید بدون صرف هزینه های مالی و زمانی زیاد انجام پذیرد؛
• • کارهای انجام شده در واحدهای مشخص اداری سازمان در هنگام تغییر کارکنان بدون کوچک ترین وقفه ای انجام می شوند؛ چرا که مستندات مرتبط با وظایف خاص به راحتی یافت شده و منتقل می شوند؛
• • حقوق کارکنان و شهروندان از طریق دسترسی به اسناد مهم اثبات و بیمه می شود؛
• • مستندات مستدل در دادگاه های قضایی در دسترس بوده، از سازمان حفاظت کرده و از حقوق کارکنان و شهروندان اطمینان حاصل می کند؛
• • سوء استفاده ها به راحتی شناسایی و اثبات می شوند؛ چرا که اسناد در طول چرخه حیات خود مدیریت می شوند؛
• • تاریخچه و حافظه سازمان برای نسل های آینده حفظ شده، از میراث مستندی که فرهنگ و هویت سازمان، کل مردم یا جامعه بر اساس آن بناء شده، اطمینان حاصل می گردد.

چالش های مدیریت اسناد الکترونیکی

با اینکه فناوری اطلاعات برای سازمان ها مزایای بسیاری داشته، اما باعث ایجاد چالش ها و مشکلاتی نیز شده است، از جمله: کهنگی و قدیمی شدن فناوری، وابستگی فناوری، افزایش خطر از دست دادن داده ها و اسناد، خطرات مربوط به اعتبار و اصالت، فقدان امنیت و حریم خصوصی، افزایش هزینه ها، عدم تمرکز اطلاعات، افزایش نیاز به داشتن متخصصان فناوری اطلاعات.

راهکارهایی در زمینه مدیریت منابع الکترونیکی

• • ایجاد یک مرکز آموزش مدیریت و حفاظت از اسناد الکترونیکی؛
• • بهبود کیفیت آموزشی مدیران اسناد الکترونیکی؛
• • افزایش مستمر سطح دانش و آگاهی آرشیوداران و مسؤولان؛
• • بهبود سیاست ها، استانداردها، رویه ها و اولویت های عمده؛
• • تعیین مدیر اسنادی در همه مؤسسه های دولتی؛
• • همکاری مداوم داخلی و بین المللی در زمینه مدیریت اسناد؛
• • اعطای بورس های بیشتر آموزشی و سمینارهای داخل و خارج از کشور.

امید است که مجموعه همه تلاش ها و مجاهدت ها منجر به این شود که یک «حافظه قوی، جامع و کامل» در آستان مقدس داشته باشیم، تا ضمن بهره برداری پایدار در مجموعه آستان، مورد استفاده اهل علم و دانش پژوهان و مورخان نیز قرار بگیرد و در پاسداری از هویت اسلامی، ملی و فرهنگی آستان مقدس و ایران اسلامی نقش آفرینی نماید و همواره فرمایش حکیمانه مقام معظم رهبری را سرلوحه کارها قرار داده که فرمودند: «بزرگ ترین بلا برای یک ملت، این است که بخش هایی از فرهنگ و تمدن خودش به مرور زمان از حافظه اش پاک شود.»

پی نوشت ها:

منابع: