ره آورد نور

کلیدواژگان: اندازه گیری، معیار، سنجش پروژه، شاخص های نرم افزار، ارزیابی فرآیند.

مقدمه

امــروزه، انـدازه گیری، به عنوان یکی از پایه ای ترین مبناهای علوم مختلف در عرصه دستاوردهای بشری درآمده است. بی شک، علم از زمانی آغاز می شود که اندازه گیری پا به میدان می گذارد. شاید بتوان یکی از مؤلفه های اصلی پیشرفته بودن جــوامع را همیــن جنبش انـدازه گیری دانست. در این میان، اندازه گیری عملکرد(1) خود به عنوان یک موضوع عمومی، عملکردهای مختلف موجود در صحنه کسب و کار را شامل می شود. عملکردهایی که هم مربوط به سازمان و هم مربوط به واحدها، فرایندها، افراد، مشتریان و یا پیمانکاران آن است. از آنجا که اندازه گیری عملکرد به عنوان چراغ راه و هدایتگر تمام فعالیت های مدیریتی مطرح است و رشد و توسعه پایدار سازمان ها و مؤسسات کشور و پیامد آن، یعنی رشد اقتصاد ملی، مرهون سنجش، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، مقایسه و انجام اقدام های لازم و ضروری در ایــن زمینــه است، مبحث اندازه گیری عملکرد روز به روز از اهمیت بسیاری برخوردار می شود.

اندازه گیری

اندازه گیری، پایه مهندسی است و مهندسی نرم افزار نیز از این قاعده مستثنا نیست. جمله ای از لورد کلوین(2) با این مضمون مشهور است که در صورت توانایی اندازه گیری چیزی و بیان آن در قالب اعداد، می توان ادعای دانایی در مورد آن داشت در غیر این صورت، آگاهی ما ضعیف است و رضایت بخش نیست. این موضع، نشان دهنده آن است که دانش تا حد زیادی با اندازه گیری آمیخته است.

هدف اصلی در اندازه گیری

منظور از اندازه یا سنجه، یک شاخص کمی برای یک مقدار و سایز و یا حجم است که به صورت عددی در یک واحد خاص نمایش داده می شود و اندازه گیری، فرایند تشخیص یک اندازه است و معیار، یک اندازه کمّی برای نمایش درجه دارا بودن یک صفت برای یک سیستم می باشد؛ اما هدف اصلی در اندازه گیری، به گفته پرسمن عبارت اند از:

1. مشخص سازی: ایجاد یک مبنا و پایه برای بررسی های بعدی برای فهم یک موضوع؛
2. ارزیابی: تشخیص وضعیت جاری نسبت به برنامه ریزی ها و اندازه گیری های اوّلیه و میزان انحراف؛
3. پیش بینی: جهت امکان برنامه ریزی؛
4. بهبود: تشخیص کمبودها یک شیء و حرکت در جهت اصلاح آن.

اندازه گیری جهان فیزیکی را می توان به دو گروه تقسیم کرد:

1. موازین مستقیم: که شامل هزینه و نیروی به کار رفته است.
2. موازین غیرمستقیم: مانند عملکرد و کیفیت.

هنگامی که معیارهای اندازه گیری قابل قبول و معتبر وجود داشته باشند، باید خصیصه های کیفی محصول نرم افزار مربوطه مشخص و ارزیابی شود. معیارهای محصول و فرآیند نرم افزاری، مقادیر کمّی هستند که درک بازدهی فرآیند نرم افزار و پروژه هایی را امکان پذیر می سازند که از آن فرآیند، به عنوان چارچوب کار استفاده می کنند. سپس، این داده ها تحلیل می شوند، با میانگین های گذشته مقایسه می شوند و مورد ارزیابی قرار می گیرند تا معین شود که آیا بهبود بهره وری و کیفیت رخ داده است یا خیر. معیارها برای مسائل و نکات ظریف نیز به کار می ورند؛ به طوری که بتوان درمانی برای آنها یافت و فرآیند نرم افزار را بهبود بخشید.

پرسمن، در کتاب خود سه محدوده اصلی برای طرح اندازه گیری در نرم افزار معرفی می کند:

1. فرآیند: برای پیداکردن یک دیدگاه در فرآیند جاری، قابلیت انجام هر کار و بهبود فرآیند.
2. پروژه: تشخیص وضعیت جاری پروژه، ردیابی ریسک های بالقوه و کشف زمینه های مشکل ساز پیش از بحران، تعریف وظایف و ارزیابی توانمندی تیم پروژه در کنترل کیفی محصولات.
3. محصول: تعیین سایز نرم افزار، هزینه لازم، میزان پیچیدگی یک نرم افزار، اندازه، کارایی، کیفیت و قابلیت اطمینان.

در مورد هر کدام از این موارد، می توان شاخص هایی تعیین نمود تا دیدگاهی مناسب برای هر محدوه تعیین نمایند. این دیدگاه می تواند در تصمیم گیری های مدیران پروژه نرم افزاری مؤثر باشند؛ اما باید در اندازه گیری، اصولی را رعایت کرد. خوشبختانه عملیاتی و اجرایی کردن موارد بالا در مرکز تحقیقات کامپیوتری علوم اسلامی تا حدودی صورت گرفته است که در ارزیابی هایی و امتیازدهی هایی که خواهیم داشت، انجام می شود.

چهار دلیل برای اندازه گیری

دلایل اندازه گیری به شرح ذیل است:

1. توصیف: برای درک فرآیند، محصول، منابع و محیط؛
2. ارزیابی: برای تعیین وضعیت مطابق با برنامه؛
3. پیش بینی: ابتدا پیش بینی و سپس برنامه ریزی؛
4. بهبود: کیفیت و کارایی فرآیند.

اصل اندازه گیری

برخی گفته اند که اگر بتوانید چیزی را اندازه گیری کنید، می توانید آن را مدیریت کنید.(3) این اصل، یکی از کلیدی ترین مباحث در همه عرصه ها می باشد. پس، آنچه می تواند مدیریت را چه در عرصه نرم افزار و چه در موارد دیگر، آسان تر و قابل کنترل نماید، این است که ما از ابعاد آن با خبر باشیم؛ یعنی به یک جمع بندی کلی از پروژه خود رسیده و مقادیر کمّی از آن در دست داشته باشیم. این مقادیر می تواند ما را یاری کند تا به جمع بندی نسبتاً دقیق درباره ماهیت کلی پروژه و روش هایی که به موفق تر بودن آن می انجامد، برسیم.

تعریف مؤلفه ها و مفاهیم اندازه گیری

• - اندازه (Measure): یک مقدار عددی برای نشان دادن مقادیر، نظیر: وزن، مقدار و... می باشد و یا نمایش کمّی محدوده، مقدار، بعد، ظرفیت یا خطا برخی صفات محصول یا فرآیند می باشد.
• - اندازه گیری (measurement): فرایند تشخیص یک اندازه را گویند.
• - معیار (Metric): یک اندازه کمّی برای نشان دادن اندازه دار بودن یک مؤلفه می باشد. اندازه کمّی برای یک صفت را گویند.
• - شاخص(Indicator): تلفیقی از اندازه ها و معیارها که فرد را برای رسیدن به یک دیدگاه اصولی درباره یک محصول، پروژه و یا یک سازمان کمک می کند و در واقع، نوعی نشانه برای شناخت روند حرکت تیم و پروژه است.
• - میانگین وزنی: به مجموعه معیارهایی با ضرایب خاص گویند.

نکته: گاهی اوقات اندازه (Measure) و معیار (Metric) به جای یکدیگر به کار می روند؛ اما باید توجه کرد که این دو با هم فرق دارند؛ به عنوان مثال:

* 50 نفر هر کدام 10 ساعت کار کردند و به ازای هر ساعت، 6 خطا داشته اند.
* 100 نفر هر کدام 8 ساعت کار کردند و به ازای هر ساعت، 8 خطا داشته اند.

در این مثال:

• - معیار: خطا
• - اندازه: مقدار خطا
• - شاخص: هر تیم که تعداد خطای کمتری داشته، راندمان بهتری دارد.

نقش معیارهای سنجش

بیشتر معیارهای سنجش، هم در حوزه پروژه و هم در فرآیند نرم افزار به کار می روند، معیارهای سنجش فرآیند در طول پروژه های مختلف و در طی یک دوره زمانی طولانی گردآوری می شوند. هدف از تهیه معیارهای سنجش، فراهم آوردن شاخص هایی است که منجر به بهبود فرآیند نرم افزار در بلندمدت شود.

شاخص های فرآیند

شاخص های فرآیند، به سازمان توسعه دهنده نرم افزار کمک می کنند تا درجه تأثیر فرآیند جاری سنجیده شود و نیز به مدیران و توسعه دهندگان یاری می رساند تا بفهمند چه روشی اجرایی است و چه روشی اجرایی نیست. همچنین، شاخص های پروژه به مدیر پروژه کمک می نماید تا وضعیت یک پروژه در حال جریان را ارزیابی کند و ریسک های بالقوه را پیگیری کند و زمینه های مشکل را پیش از آنکه «حاد» شوند، مشخص نماید و در نتیجه، جریان کار یا فعالیت ها را تعدیل نماید و قابلیت گروه پروژه را در مورد کنترل کیفیت محصولات کاری مهندسی نرم افزار مورد ارزیابی قرار دهد.

انواع سیستم های اندازه گیری جدید

از اوایل دهه 1980م به بعد بود که سیستم های جدید که بتواند با شرایط جدید مطابقت داشته باشد، مطرح شد. این سیستم ها روز به روز رشد بیشتری یافتند و سازمان های مختلف استفاده از این سیستم ها را شروع کردند. هم اکنون بیشتر شرکت های آمریکایی، اروپایی و ژاپنی، این سیستم ها را به کار گرفته اند. برخی از این سیستم ها، عبارت اند از:

1. الگوی بنیاد مدیریت کیفیت اروپا (EFQM)؛
2. سیستم اندازه گیری استرانژیک و فن گزارش دهی (SMART)؛
3. الگوی جایزه دمینگ؛
4. رویکرد سیستمی (System Approach)؛
5. مدل توانایی بلوغ (CMM)؛
6. کارت امتیازی متوازن (BSC).

معیارهای فرآیند

تنها راه بهبود هر فرآیند، اندازه گیری ویژگی های خاص فرآیند، تهیه مجموعه ای از معیارهای سنجش معنادار مبتنی بر این صفات و استفاده از معیارها جهت استخراج شاخص هایی است که منجر به استقرار یک راهبرد برای بهبود فرآیند شود. در واقع، فرآیند، تنها یکی از عوامل قابل کنترل در بهبود کیفیت نرم افزار و کارایی سازمانی است.تأثیرگذاری فرآیند نرم افزار، غیرمستقیم اندازه گیری می شود و مجموعه ای از معیارها، بر اساس خروجی هایی که می توان از فرآیند به دست آورد، ایجاد می شوند. نمونه ای از خروجی های اندازه گیری، عبارت اند از: تعداد خطاها قبل از تحویل نرم افزار به مشتری، نقص های گزارش شده توسط کاربر، محصولات کاری تحویل شده (بهره وری)، نیروی انسانی به کار گرفته شده، زمان صرف شده و مطابقت زمان بندی.

دو نوع استفاده از داده های مختلف فرآیند از دیدگاه Grady

• - معیارهای خصوصی (Private Metrics): این نوع معیارها برای یافتن شاخص های افزایش کارایی فرد، عبارت اند از: نرخ خرابی (توسط فرد)، نرخ خرابی (توسط واحد) و خطاهای کشف شده در طول توسعه نرم افزار.
  - معیارهای عمومی (Public Metrics): برای یافتن شاخص های افزایش کارایی گروه شاخص همچون خرابی یا نقص های گزارش شده در مورد توابع و عملکردهای نرم افزار، خطاهای مشاهده شده در حین بازبینی های فنی رسمی و تعداد خطوط برنامه را باید بررسی کنیم.

Grady رسومی را برای استفاده از معیارهای سنجش نرم افزار پیشنهاد می کند که هم برای مدیران و هم توسعه دهندگان مناسب است. تقسیم معیارها به صورت خصوصی و عمومی، مشکل ایجاد می کند. از این رو، در موقع تفسیر داده های سنجش، باید به حساسیت متداول و سازمانی توجه داشت. هرگز نباید از معیارهای سنجش برای تهدید افراد یا گروه ها استفاده کرد و نیز نباید اجازه داد که یکی از معیارها، جایگزین تمامی معیارهای دیگر گردد.

هر چه سازمان بیشتر از معیارهای فرآیند استفاده نماید و شاخص های ساده را ایجاد نماید، می تواند معیارهای دشوارتری به نام «بهبود آماری فرآیند نرم افزاری» (SSPI)(ا4) را اجرا نماید. در واقع، SSPI از تحلیل شکست های نرم افزار برای جمع آوری اطلاعات درباره خطاها و نقص ها (Defects) در زمان استفاده یا توسعه یک برنامه کاربردی، سیستم یا محصول بهره می برد.

شاخص های تحلیل شکست نرم افزار

1. تمام خطاها و نقص ها بر اساس منشأ آنها دسته بندی می شوند؛ نظیر نقص در تعیین مشخصات، نقص در منطق و عدم پیروی از استانداردها.
2. هزینه اصلاح هر خطا و نقص ثبت می گردد.
3. تعداد خطاها و نقص های موجود در هر دسته شمارش و به ترتیب نزولی مرتب می شود.
4. کل هزینه خطاها و نقص های هر گروه محاسبه می گردد.
5. داده های حاصله تحلیل می شوند تا گروه دارای بیشترین هزینه برای سازمان تعیین شود.
6. برنامه ای برای اصلاح فرآیند، به منظور حذف یا کاهش تواتر رخدادِ آن دسته از خطاها و نقص ها که پرهزینه ترند، تدوین می گردد.

معیارهای سنجش پروژه

در مقابل معیارهای سنجش فرآیند که برای مقاصد راهبردی به کار می روند، معیارهای سنجش پروژه فنی هستند که برای تطبیق جریان کار پروژه و فعالیت های فنی به کار می روند.

کاربرد معیارهای سنجش پروژه، کاهش زمان توسعه با انجام تطبیق های لازم برای کاهش تأخیرها، مشکلات و خطرات می باشد. ارزیابی کیفیت محصول، بر اساس روند جاری فعالیت ها و تغییر فعالیت ها برای افزایش کیفیت می باشد.

مدلی که برای اندازه گیری پروژه در نظر داریم، ورودی ها (اندازه گیری منابع مورد نیاز برای انجام کار) را می گیرد و خروجی ها (اندازه گیری تحویل دادنی ها یا محصولات کاری ایجاد شده در طول فرآیند مهندسی) طبق محاسباتی تحت عنوان نتایج (اندازه گیری شاخص های مؤثر بر تحویل دادنی ها) ارائه می دهد.

در دنیای واقعی، اندازه گیری به دو دسته عمده تقسیم می شود: مستقیم و غیرمستقیم. اندازه گیری مستقیم، در مثال ما برای فرآیند، دربرگیرنده سنجش هزینه و کار است و برای محصول، میزان خطوط برنامه، زمان اجرا، میزان حافظه و خطای گزارش شده در زمان معین می باشد. در اندازه گیری غیرمستقیم، کیفیت نرم افزار شامل کارایی، قابلیت اصلاح و کاربری آسان می باشد که می توان این شاخص ها را نیز به صورت کمّی ارائه داد.

نرمال سازی معیارهادر صورتی که معیارها نرمال شود، می توان معیارهای نرم افزاری ایجاد نمود که قابل مقایسه برای سازمان های متفاوت هستند. در این خصوص، دو روش نرمال سازی «سنجش مبتنی بر اندازه (Size-Oriented)» و «سنجش مبتنی بر عملکرد (Function-Oriented)» را می توان مورد اشاره قرار داد.

- معیارهای سنجش مبتنی بر اندازه: که با نرمال سازی اندازه های مقداری کیفیت و یا بهره وری با استفاده از «اندازه» نرم افزار تولیدشده حاصل می شوند.

نمونه معیارهای سنجش مبتنی بر اندازه: میزان خطا در هر KLOC (هزار خط کد)، نقص پیداشده در KLOC، هزینه به ازای هر KLOC، میزان مستندات به ازای هر KLOC و خطاها به ازای هر شخص در ماه می باشد.- معیارهای سنجش مبتنی بر عملکرد: ارزش تابعی با استفاده از یک رابطه تجربی مبتنی بر معیارهای قابل اندازه گیری (مستقیم) دامنه اطلاعات نرم افزار و ارزیابی های مربوط به پیچیدگی نرم افزار حاصل می شود.

نمونه معیارهای سنجش مبتنی بر عملکرد، عبارت اند از: تعداد ورودی کاربران(5)، تعداد خروجی های کاربر(6)، تعداد درخواست های کاربران(7)، تعداد فایل ها(8) و تعداد واسط های خارجی(9).

محاسبه ارزش تابعی

محاسبه ارزش تابع

مقادیر F_iها با پاسخ (مقدار 0 - 5) به سؤال های ذیل به دست می آید:

1. آیا سیستم نیاز به داشتن نسخه پشتیبان و بازیابی دارد؟
2. آیا ارتباطات داده ای مورد نیاز است؟
3. آیا توابع پردازشی توزیع شده وجود دارد؟
4. آیا کارایی عامل حساسی است؟
5. آیا سیستم در محیط عملیاتی موجود و دشوار اجرا خواهد شد؟
6. آیا سیستم نیاز به داده ورودی لحظه ای دارد؟
7. آیا داده ورودی لحظه ای نیاز دارد تا تراکنش ورودی بر روی صفحات چندگانه یا توسط عملیات چندگانه ساخته شود؟
8. آیا فایل اصلی، به طور لحظه ای روزآمد می شود؟
9. آیا ورودی ها، خروجی ها، فایل ها و درخواست ها پیچیده هستند؟
10. آیا پردازش داخلی پیچیده است؟
11. آیا کد به گونه ای طراحی می شود که قابل استفاده مجدد باشد؟
12. آیا تغییرات و نصب، در طراحی در نظر گرفته شده است؟
13. آیا سیستم طوری طراحی شده است که بتوان آن را چند بار در سازمان های متفاوت نصب کرد؟
14. آیا نرم افزار طوری طراحی شده که امکان تغییرات را بدهد و کاربر به سادگی از آن استفاده نماید؟

نرمال سازی ارزش تابعی

♦ پس از محاسبه مقدار ارزش تابعی، همانند روش LOC نرمال می شود:

• - نسبت خطاها بر FP؛
• - نسبت خرابی بر FP؛
• - نسبت هزینه بر FP؛
• - نسبت تعداد صفحات مستندات بر FP؛
• - نسبت FP بر نفر ـ ماه.

دلیل انتخاب ارزش تابعی

• ♦ عدم وابستگی به زبان برنامه نویسی؛
• ♦ از معیارهای ساده استفاده می کند که می توانند قبل از انجام فرآیند توسعه نرم افزار تعیین شوند؛
• ♦ پیاده سازی های ابتکاری که سبب کاهش LOC می شوند، منجر بر جریمه نمی شوند؛
• ♦ ارزیابی میزان تأثیر مؤلفه های قابل استفاده مجدد را ممکن می سازد.

معیارهای کیفیت نرم افزار

♦ عوامل موثر بر کیفیت:

• - عملیات محصول (استفاده از آن)؛
• - تغییرات محصول (تغییر آن)؛
• - انتقال محصول (اصلاح آن برای کار در محیطی متفاوت).

♦ صحت (Correctness):

• - برنامه باید صحیح عمل کند؛ وگرنه برای کاربر ارزشی نخواهد داشت؛
• - درستی عملکرد، درجه ای است که در آن نرم افزار عملکرد مورد نیاز خود را بروز می دهد؛
• - از معمول ترین معیارهای درستی عملکرد، می توان به تعداد خرابی در هر KLOC اشاره نمود؛
• - خرابی (شکست)، به عنوان عدم تطابق مشاهده شده با نیازها تعریف می گردد.

♦ قابلیت نگهداری (Maintainability):

- نگهداری، امکانی است که توسط آن در صورت بروز خطا می توان یک برنامه را اصلاح نمود و یا در صورت تغییر محیط آن را با محیط تطبیق داد و یا در صورتی که مشتری خواهان تغییری در نیازهای نرم افزار باشد، می توان امکاناتی به آن اضافه کرد.

♦ جامعیت (Integrity):

- قابلیت یک سیستم را در مقابله با دست کاری های تصادفی و یا عمدی در راستای ایمنی آن اندازه گیری می کند.

♦ قابلیت استفاده (Usability):

- برنامه باید User Friendly باشد که از طریق چهار ویژگی این کار اندازه گیری می گردد:

1. مهارت فیزیکی یا ذهنی مورد نیاز برای یادگیری نرم افزار؛
2. مدت زمان مورد نیاز برای کسب کارایی بالا در استفاده از سیستم؛
3. خالص افزایش بهره وری در مقایسه با سیستم قبلی؛
4. ارزیابی شهودی؛ گاهی این معیار از طریق پرسش نامه از نظرسنجی کاربران نسبت به سیستم به دست می آید.

کارایی رفع خرابی (Defect Removal Efficiency)

کارایی رفع خرابی، یکی از معیارهای کیفی است که در هر دو سطح پروژه و فرآیند، سودمند است. ضمن اینکه معیاری برای پالایش (فیلتر کردن) فعالیت های تضمین کیفیت و کنترل می باشد.

فرآیند جمع آوری معیارها

شاخص کلیدی عملکرد یا KPI چیست؟

- شاخص: یک نشانه که در مورد یک وضعیت اطلاعات می دهد و توجه شما را به آن جلب می کند. معمولاً یک عدد، درصد یا کد رنگ است که سریعاً شما را از وجود یک خواستنی یا ناخواستنی آگاه می سازد.

- کلیدی: یک جنبه مهم و حیاتی؛ به این معنا که شما باید اولویت بندی کنید؛ البته این مطلب به آن معنا نیست که باید چیزی را روی فهرست کارها جا بیندازید. هرچیزی را که قابلیت اندازه گیری شدن داشته باشد، نمی توان به عنوان یک متریک کلیدی در نظر گرفت؛ بلکه باید با یک عدد قابل مدیریت شروع کرد. معمولاً سازمان ها بین 3 تا 7 شاخص کلیدی عملکرد تعریف می کنند.

- عملکرد: رفتاری که در آن موردی فعالیت، کارکردی و یا برخوردی دارد. همان گونه که عملکرد موتور فقط با میزان مصرف سوخت در هر کیلومتر اندازه گیری نمی شود، عملکرد یک شرکت نیز فقط با متریک های سود شرکت بررسی نمی شود.

بنابراین، شاخص های کلیدی عملکرد، یکی از پرکاربردترین مفاهیم در کسب وکار و مدیریت هستند. بسیار معمول است که هر متریک یا داده ای را زبان مدیریت ترجمه می کنیم؛ اما نقش KPI، خیلی کلیدی تر و مهم تر است. در حقیقت، KPI یکی از مهم ترین نقاط راهبری کسب و کار است.

- بهترین تعریفKPI: اKPIها، کارت های امتیازدهی هستند که به شما کمک می کنند راهبردی خود را در مسیر مشخص راهبری کنید. آنها برای شما امکان مدیریت، کنترل و رسیدن به نتیجه دلخواه را فراهم می نماید.

- داشبورد KPI: برای نگهداری کل کسب و کارتان بر روی راهبرد از پیش تعیین شده باید از داشبورد KPI استفاده کنید. داشبورد KPI، ارائه گرافیکی مناسب از تمام شاخص های کلیدی عملکرد تعریف شده و یا مهم شما است که وضعیت در لحظه موضوع مورد بررسی و میزان فاصله تان تا مقدار هدف را در کمتر از 30 ثانیه به شما نشان می دهد. لازم نیست که تعداد زیادی KPI را انتخاب کنید؛ بلکه فقط باید با دقت انتخاب نمایید و در زمان های مناسب به صورت دوره ای ارزیابی نموده، برای بهبود وضعیت تلاش کنید.

نتیجه گیری

در این مقاله، به بررسی ارزیابی و اندازه گیری پرداخته شده است. این ارزیابی و اندازه گیری، ارائه دهنده چارچوب های کلی هستند و مدیران را در انتخاب شاخص های ارزیابی سازمان یاری می دهند. در مجموع، با توجه به مدل ها و چارچوب های که وجود دارد و طبق نظر بیشتر صاحب نظران در زمینه ارزیابی، می توان ویژگی های یک سیستم ارزیابی مناسب را به شرح زیر خلاصه کرد:

1. از اهداف راهبردی پشتیبانی کند: سیستم های ارزیابی باید از اهداف راهبردی نشئت گرفته باشند. در غیر این صورت، این سیستم ممکن است فعالیت هایی را پشتیبانی نماید که اثر معکوس بر اهداف راهبردی بگذارد. به علاوه، باید به این نکته توجه کرد که اگر در طول زمان، راهبردها تغییر یابند، برخی شاخص های عملکرد نیز تغییر خواهند کرد. در نتیجه، نیاز به انعطاف پذیری در این سیستم ها احساس می شود تا بتوان از این طریق اطمینان حاصل نمود که سیستم ارزیابی، همیشه با اهداف سازمان سازگار است.

2. متوازن باشد: این موضوع که سیستم اندازه گیری و ارزیابی نباید تنها از نظر مالی دیده شود، بسیار حیاتی است. یک سیستم اندازه گیری باید انواع مختلفی از شاخص های را شامل شود تا تمامی جنبه های مهم برای موفقیت سازمان را پوشش دهد. پس، لازم است بین شاخص های مختلف توازن وجود داشته باشد؛ یعنی به صورت متناسبی بر روی: نتایج کوتاه و بلندمدت، انواع مختلف (نظیر: هزینه، کیفیت، تحویل و انعطاف پذیری)، جنبه های مختلف (مانند: مشتریان، ذی نفعان، رقبا و نوآوری) و سطوح مختلف سازمانی (همچون عملکرد کلی و بخشی) تمرکز داشته باشد.

3. در مقابل بهینه سازی بخشی بایستد: از آنجا که شاخص ها بر روی رفتار کارکنان اثرگذارند، مجموعه ای نامناسب از شاخص ها می تواند به رفتار غیر کارکردی از طرف کارکنان منجر شود؛ به عبارت دیگر، کارکنانی که تنها در پی ارتقا و بهبود شاخص مربوط به خود هستند، ممکن است تصمیماتی بگیرند که در تضاد با خواسته های مدیران باشد و بهبود در عملکرد واحد آنها، به آسیب دیگر قسمت ها و یا حتی عملکرد کلی سازمان منجر شود. یک سیستم اندازه گیری و ارزیابی، باید از این گونه بهینه سازی ها جلوگیری کند.

4. تعداد شاخص ها محدود باشد: برای ایجاد عملکرد مناسب، ضروری است که تعداد شاخص ها محدود باشند؛ ضمن اینکه افزایش تعداد شاخص ها نیاز به زمان تحلیل بیشتری دارد. گردآوری اطلاعاتی که از آنها استفاده ای نمی شود، نوعی اتلاف تلقی می شود. بنابراین، ضروری است که تنها داده هایی که برای یک هدف خاص کاربرد دارند و هزینه گردآوری آنها از مزایای مورد انتظارشان بیشتر نیست، گردآوری شوند. همچنین، افزایش تعداد شاخص ها، خطر انباشت اطلاعات را افزایش می دهد که این امر، موجب می شود امکان اولویت بندی شاخص ها وجود نداشته باشد.

5. دسترسی به آن آسان باشد: هدف یک سیستم اندازه گیری و ارزیابی، دادن اطلاعات مهم در زمان مناسب و به شخص مناسب است. نکته مهم درباره این سیستم ها، آن است که باید به گونه ای طراحی شوند که اطلاعات آنها به راحتی بهبود یافته و در دسترس استفاده کنندگان قرار گیرد و برای آنها قابل فهم باشد.

6. شامل شاخص های جامع باشد: یک شاخص باید هدف مشخص داشته باشد. به علاوه، ضروری است که غایت مشخص نیز برای هر شاخصی تعریف شود و روشن شود که در چارچوب زمانی معیّن، باید به آن غایت نایل شد.

پی نوشت ها:

منابع: