کاربر با مراجعه به این نرم‌افزار می تواند تحقیقات خود را به صورت موضوعی فیش‌برداری و دسته‌بندی کند. فیشهای این برنامه بر اساس فیشهای کاغذی موجود در بازار طراحی شده است؛ اما برای تسهیل بیشتر در امر تحقیق، قابلیت‌های دیگری به آن افزوده شده است که فیشهای صوتی، کلیدواژه‌های مرتبط متنی و صوتی، فیلدهای ویژه تبلیغ، بانکهای مجزا، قابلیت جستجوی قوی، و پشتیبان‌گیری مطمئن و ساده، از آن جمله‌اند.
برنامه فیش نگار از بخشهای مختلفی تشکیل شده است که عبارت اند از:
1. ایجاد فیش جدید
ایجاد فیش، یکی از مراحل مهم این برنامه است که محقق برای شروع کار پژوهشی خود به آن نیاز دارد. با مراجعه به یکی از گزینه‌های موضوعات نظیر: کلی، عام، خاص و اخص می توان فیش مورد نظر را ایجاد کرد..
پس از ایجاد فیش جدید با تعیین نوع فیش می‌توان به فیش برداری مطالب انتخاب شده پرداخت. در این نرم‌افزار برای فیش‌برداری دو نوع فیش به نام‌های متنی و صوتی گنجانده شده است.
الف- فیشهای متنی
کاربر با ایجاد فیشهای متنی و مراجعه به این صفحه می تواند مطالب پژوهشی مورد نظر خود را به شیوه‌های مختلف در آن منتقل و ذخیره کند.
برای ایجاد متن در فیشهای متنی سه راه وجود دارد: اول آن‌که متن را تایپ نموده و با کمک ابزار قالب‌بندی که در بالای قسمت متن ظاهر می‌شود، تنظیمات قلم و پاراگراف را انجام داد. دوم آن‌که متن آماده شده را بارگذاری نموده و آن را در قالب یک فیش ارائه کرد. گفتنی است که در این روش متن باید با فرمت rtf باشد. برای ایجاد فایل‌های rtfمی‌توان از ویرایشگرهای معمولی مانند: Ms- Word و یا Microsoft Office استفاده کرد. بنابراین، می‌توان فایل‌های تهیه شده در برنامه word را با حفظ قالب‌بندی آن، بدون تغییر ساختار به فیش منتقل کرد. البته برای این کار لازم است در برنامه word فایل مورد نظر را به‌وسیله گزینه save as با پسوند rtf ذخیره کرد و فایل مورد نظر را بارگذاری نمود و سوم آن‌که متن مورد نظر را کپی کرده و با منتقل کردن آن به متن فیش از طریق paste (بازنشانی) آن را ذخیره کرد.
در قسمت فیشهای متنی، دو قابلیت ایجاد کلیدواژه‌های مرتبط و وارد کردن تصویر در داخل متن وجود ارد.
ب - فیشهای صوتی
محقق با استفاده از این قابلیت می تواند پژوهش خود را با استفاده از میکروفن به صورت فیشهای صوتی ضبط و ذخیره کند. علاوه بر آن، می‌توان از دیگر فایل‌های موجود نیز در صورتی که با فرمت MP3 ضط شده باشد استفاده کرد.
عدم نیاز به تایپ محتوا و در نتیجه صرفه‌جویی فراوان در وقت کاربر و داشتن صوت اصلی پدید آورنده مانند صدای استاد یا یک سخنران، از مزایای ویژه فیشهای صوتی به شمار می آید. همچنین امکان ایجاد کلیدواژه‌های صوتی برای دسترسی سریع به محل مورد نظر از فایل صوتی و ذخیره این فیشها با حداقل حجم و حداکثر کیفیت (MP3)، از دیگر از قابلیت‌های آن است.
در برنامه فیش نگار برای ایجاد فیشهای صوتی از دو راه می توان استفاده کرد: یکی از روش‌های ایجاد فیشهای صوتی، ضبط از طریق میکروفن است. بارگذاری فایل موجود، راه دیگری است که می توان از طریق آن فیش صوتی را ایجاد کرد. بعد از بارگذاری فایل صوتی، می توان فایل صوتی بارگذاری شده را ذخیره و در پوشه مورد نظر برنامه کپی کرد.
2. کلید واژه‌های مرتبط متنی و صوتی
محقق با استفاده از این کلیدواژه‌ها می‌تواند در کمترین زمان ممکن و به‌آسانی به بخش خاصی از متن یا صوت دسترسی پیدا کند. در حقیقیت، گزینه کلیدواژه‌ها راهی میان‌بر، برای رسیدن به قسمت‌های مورد نظر است. به طور مثال، برای استفاده از کلید واژه‌های مرتبط متنی باید در سمت چپ پنجره، روی یکی از کلید واژه‌ها دوبار کلیک کرد تا بتوان به قسمت مربوطه در متن منتقل شد.
3. فیلدهای ویژه تبلیغ
این بخش دارای سه گزینه: مناسبت، مخاطب و قالب محتوا است. محقق می تواند با استفاده از این فیلدها موضوع و محتوای پژوهش خود را با برنامه‌ریزی و اهداف مشخص پیش ببرد تا به هنگام استفاده از تحقیقات خود برای تبلیغ دچار سرگردانی نشود.
الف- مناسبت: این فیلد را می توان با مواردی همچون ماه‌های هجری و قمری و یا مناسبت‌های ملی و مذهبی مثل عید غدیر، ایام حج و مانند آن پر کرد.
ب- مخاطب: در این قسمت کاربر می تواند با انتخاب نوع مخاطب مطالب خود را فیش‌برداری و دسته‌بندی کند. فیلد مخاطب را می‌توان با مواردی مانند: جوانان، بانوان، کارمندان و نظیر آن مشخص کرد.
ج- قالب محتوا: مقصود از قالب محتوا مواردی همچون آیه، حدیث، شعر، حکایت، طنز و مانند آن است، به عنوان مثال، موضوع «نماز» ممکن است در قالب یک «آیه» ، «روایت» ، «حکایت» و یا «شعر» بیان شده باشد که می‌توان موضوع مورد نظر را در قالب تعیین شده فیش‌برداری کرد.
فیلدهای دیگری نیز در برنامه فیش نگار موجود است که محقق می تواند از طریق آن تحقیق خود را بر اساس اولویت و اهمیتی که دارد دسته‌بندی کند. این فیلدها عبارت اند از:
- - فیلد اهمیت: برای ثبت درجه اهمیت فیش از نظر فیش‌نویس است.
- - فیلد توضیحات: همه موارد یک فیش همچون «ترجمه»، «تلخیص» ، «انتشارات» و نظیر آن در این فیلد خلاصه شده است تا کاربر بتواند به صورت منسجم مطالب خود را فیش برداری کند. با استفاده از این فیلد می توان توضیحات زیادی در آن ذخیره کرد و در موقع نیاز از آن‌ها استفاده نمود.
- - فیلد عرض واقعی متن: برای مواردی است که مثلاً یک فایل rtf در برنامه word در ابعاد صفحه A4 یا بزرگ‌تر طراحی شده و قرار است با حفظ عرض واقعی صفحه به نمایش در آید.
4. بانکهای مجزا
این قابلیت به منظور دسته‌بندی فیشها در موضوعات مختلف ایجاد شده است تا محقق بتواند در قالب پوشه‌های مجزا و به صورت منظم مطالب جمع‌آوری شده خود را سامان بخشد. استفاده از بانکهای مجزا به این صورت است که کاربر می تواند با ایجاد بانک دلخواه و نام‌گذاری آن، برای هر بانک، یک پوشه مجزا در نظر گیرد و تمام محتویات بانک از قبیل: متن فیشها، صوت‌ها و ضمیمه‌ها را در آن قرار دهد.
استفاده از بانکهای مجزا فواید و مزایایی دارد که می تواند کاربر را در مراحل مختلف تحقیق یاری رساند؛ به طور نمونه، می‌توان برای حوزه‌های مختلف کاری، بانکهای متفاوتی ایجاد کرد، مانند ایجاد بانکی مستقل به نام «تحقیقات» برای قرار دادن مطالب تحقیقی در آن و یا به وجود آوردن بانکی مجزا به نام «پایان‌نامه» برای گنجاندن پایان‌نامه‌ها در آن و همچنین ایجاد بانک‌هایی از قبیل بانک تبلیغ و بانک خانواده.
از دیگر مزایای بانکهای مجزا این است که پژوهشگر در موقع پشتیبان‌گیری ناچار نخواهد بود هر بار، همه فیشها را کپی‌برداری کند، مخصوصاً اگر فیشها به قدری زیاد شوند که از حجم یک سی دی فراتر روند. در این صورت، کاربر فقط بانک مورد نظر را روی سی‌دی قرار می‌دهد؛ به طور مثال برای سفر تبلیغی ماه رمضان، می تواند فقط بانک تبلیغ را به همراه خود ببرد. گفتنی است استفاده از بانکهای مجزا باعث افزایش سرعت عمل برنامه می شود.
5. جستجو
در برنامه فیش نگار، قابلیت جستجو، بیش از بیست گزینه را در بر می‌گیرد که می‌توان به طور مجزا و همزمان از آن‌ها استفاده کرد. جستجوی عبارت داخل متن، خود دارای حالت‌های منفرد و مرکب (با ترکیب عطفی یا فصلی)، دقیق و غیر دقیق است که در دامنه‌های موضوعات، کلیدواژه‌ها و متن فیشها قرار دارد. همچنین عبارات یافت شده در متن به صورت مشخص به نمایش در می آید و موارد تکرار آن قابل مشاهده است.
از دیگر امکانات صفحه جستجو این است که کاربر می تواند پس از نمودار شدن نتیجه جستجو در جدول مورد نظر، جدول را بر اساس هر یک از ستون‌های آن به ترتیب حروف الفبا (صعودی یا نزولی) مرتب کند.
6. پشتیبان‌گیری مطمئن و ساده
کاربر در موقع پشتیبان‌گیری می تواند بانکهای برنامه را که به صورت پوشه‌هایی مجزا ایجاد می‌شوند، در محل مناسبی مانند سی‌دی ذخیره کند. با انجام این عمل، برنامه پس از هر بار نصب، قادر به شناسایی مجدد بانکها، خواهد بود.
7. امکانات
در این بخش سه قسمت: عملیات بانکها، تغییرات دسته‌ای و قلم‌ها و رنگ‌ها تعبیه شده است.
الف- عملیات بانکها
این بخش از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و دارای گزینه‌های ذیل است:
- ایجاد بانک جدید:
این گزینه برای ایجاد یک بانک جدید در نظر گرفته شده است. فیشهای ذخیره شده در این بانک کاملاً مستقل از بانکهای دیگر خواهد بود. این امر باعث سهولت دسته‌بندی فیشها به شکل عمده می‌گردد و کار انتقال بانکها روی دیسک فشرده و پشتیبان‌گیری را تسهیل خواهد نمود؛ زیرا هر بانک، پوشه مستقلی دارد و تمام فیشهای صوتی و متنی و ضمیمه‌های آن در همان پوشه که به نام خود بانک است و در مسیری که توسط شخص تعیین شده است، ذخیره خواهد شد.
- معرفی بانک موجود:
با کمک این گزینه می‌توان هر بار پس از نصب مجدد برنامه، یا نصب برنامه روی رایانه دیگر، بانک‌هایی را که قبلاً ایجاد شده است، مجدداً به برنامه معرفی کرد.
- تغییرنام یا حذف بانکها:
با استفاده از این گزینه می توان نام بانکهای اطلاعاتی مورد نظر را تغییر داد و یا این‌که بانک‌هایی را که دیگر به آن‌ها نیازی نیست، حذف کرد.
- ادغام بانکها:
با انتخاب این گزینه می‌توان یک بانک را در بانک فعال، ادغام کرد. به این ترتیب، تمام فیشهای آن بانک به این بانک اضافه شده، و شماره فیشهای آن به طور خودکار از آخرین شماره فیش بانک جاری شروع خواهد شد.
- گزارش بانکها:
با مراجعه به این صفحه و با انتخات بانک مورد نظر، گزارش آماری آن بانک از قبیل: تعداد کل فیشها، تعداد موضوعات (عام، خاص و اخص) و همین طور تعداد فیشهای صوتی و متنی ارائه می‌شود.
ب- تغییرات دسته‌ای
در برنامه فیش نگار، فیش‌برداری بر اساس موضوع و با رعایت سلسله مراتب موضوعات امکان‌پذیر است. به همین منظور محقق می‌تواند موضوع کلیه مطالب فیش‌برداری شده را تغییر دهد؛ مثلاً می‌توان همه فیشهای با موضوع عام «نبوت» را به «وحی» تغییر داد. شایان ذکر است فیلدهای «نام منبع» و «مولف» نیز شامل این امکان هستند.
ج- تنظیمات قلم:
این قابلیت برای تنظیم قلم مشخصات فیش کاربرد دارد.
8. سایر قابلیت‌ها
نرم‌افزار فیش نگار دارای امکانات متعدد دیگری است که کاربر را در انجام تحقیق دقیق و بهتر یاری می‌رساند.
گزارش‌گیری و چاپ در ابعاد کاغذهای کوچک (A6) و بزرگ (A5)، ادغام بانکها و اعمال تغییرات دسته‌ای در فیلدهای مهم، از جمله قابلیت‌های گنجانده شده در این برنامه است. نمای درختی موضوعات و امکان مرتب‌سازی نتایج جستجو بر اساس فیلدهای مختلف، امکان انتقال فیش مورد نظر از قسمت نتایج جستجو به قسمت نمایش و ویرایش برای مشاهده مشخصات کامل فیش و ویرایش آن، از مزایای موجود در این نرم‌افزار است.همچنین امکان الصاق انواع ضمیمه‌ها مانند تصویر، صوت و فیلم و نیز گزارش‌گیری از بانکها، از دیگر قابلیت‌های این لوح فشرده است.