از آنجایی که هر نظام اداری همچون نهادهای حوزه دین دارای دو بخش درون و برون سازمانی است، بنابراین، باید در پیاده سازی ICT به دو رکن اساسی اطلاعات (information) و ارتباطات (communication) توجه بیشتر نمود؛ چرا که توسعه فنّاوری در راستای تحقق خدمات اطلاعاتی و اطلاع رسانی باعث می شود که مدیران سازمانی توانائی به مدیریت صحیح و کامل را بر مجموعه خود بیابند. جهت نیل به این مرحله هر مدیری نیازمند برنامه و نظامی منسجم و مبتنی بر رعایت اصول و اهداف ICT است که به اصطلاح کارشناسان این فن «پایانه ICT » نامیده می شود.
بخش برون سازمانی
برای مؤسسات و مراکز علمی، فرهنگی و تبلیغی بخش برون سازمانی دارای اهمیت فراوان است. دسترسی آسان به اخبار و اطلاعات مورد نیاز و عرضه ارتباطات بر اساس مخاطب محوری باعث ایجاد رضایت کاربران می شود که این خود اصل مهمّی در ارتباطات به شمار می رود و در نهایت، بازده کاری را بالا برده، حوزه دین را در نیل به اهداف خود موفق می سازد.
بخش برون سازمانی باید همچون یک پایگاه پویا و به روز باشد که جهت توفیق در اطلاع رسانی بهینه از راهکارهای ارتباطی بر اساس اهداف کاربردی ICT بهره مند شود و اطلاعات را به سهولت در دسترس عموم قرار دهد و با پرهیز از: ساختار نادرست، چینش غلط اجزاء محتوایی، ترکیب رنگ های نامأنوس، سرعت پایین بارگذاری صفحات و غیر جذاب بودن طراحی پایگاه مخاطب را دچار خستگی و سردرگمی نسازد. بنابراین، با اطلاع رسانی درست به وسیله ICT و ابزار مختلف آن، می توان هر سازمانی را به توفیق رساند.
بخش درون سازمانی
سازمانی که ارتباطات بین بخش های مختلفش توسط ابزار و روش های سنتی برقرار می باشد و اطلاعاتش را از طریق کاغذ نگهداری ارائه می دهد، نمی تواند در عرصه ICT حضوری جدّی و موفّق داشته باشد.
سازمانی موفق است که سیاست کاری خود را بر محور کاهش نیاز حضور فیزیکی و سرعت و سهولت در دسترسی به اطلاعات درون سازمانی قرار دهد تا علاوه بر کاهش نیاز به نیروی اضافی و کاستن مکاتبات اضافی درون سازمانی به ایجاد آرامش و تمرکز کاری نایل آید و مدیران نظارت و کنترل بیشتری بر حیطه امور داشته باشند و با مدیریت قوّت ها و ضعف ها به توافق بیشتری دست یابند.
اهداف کاربردی ICT در سازمان
1. تقلیل هزینه ها
هزینه های استفاده از ICT باید کمتر از هزینه های استفاده از روش های سنتی باشد. در غیر این صورت، مخاطبان تمایل بیشتری به روشهای سنتی پیدا می کنند و اعتبار سازمان مربوطه خدشه دار می شود و به مرور زمان نیز انگیزه بهره وری از ICT توسط سازمان ها کمتر می شود.
2. تسهیل و تسریع در ارتباطات
عامل زمان در نظام های اداری، حرف اوّل را می زند. از این رو، دسترسی راحت به اطلاعات و پاسخگویی سریع و کامل، در پیشبرد اهداف هر سازمانی عامل اساسی می باشد. پس نمی توان مراکزی را که تمایلی به تسریع در امر اطلاع رسانی ندارند -با وجود اینکه در گزارش ها و آمار سالانه شان اعداد و ارقام زیادی را در عرصه ICT به خود نسبت می دهند- مراکزی موفق در عرصه ICT نامید. مواردی همچون دیر پاسخ دادن به پیام نگارها )E-mail)نشانه عدم شناخت ICT است. این گونه مراکز و به جای مخاطب محوری، به نقیصه خود محوری در ارتباط، دچار می باشند و به همین جهت، مخاطبان بسیاری از مراکز مرتبط با حوزه دین دفع شده به سایر حوزه های اجتماعی جذب می شوند.
ارکان ICT در نظام های اداری
1. اطلاعات
ICT بدون اطلاعات، امکان بهره وری ندارد. بنابراین، اطلاعات سازمانی و نحوه بایگانی و طبقه بندی دسترسی به آنها، از نکات مهم و اساسی به شمار می رود. اطلاعات باید به گونه ای ذخیره شود که در هر زمانی قابل دسترسی باشد. از این رو، هر چه فرمت های آن متنوّع باشد، قابلیت بهره وری نیز بیشتر خواهد بود. با طراحی برنامه ای کامل تحت پایانه ICT چون نظام DFD که یک نمونه آن در شکل ذیل نمایان است، می توان اطلاعات را دسته بندی نمود و اطلاعات درون سازمانی را از برون سازمانی جدا ساخت و اطلاعات هر بخش از سازمان را تحت مدیریت واحد جدا کرد و به حسب نیاز، اطلاعات را با فرمت خاصّی همچون: متن، صوت، تصویر و فیلم ضبط نمود.
هرچه نظام اطلاعات اداری دقیق تر و متناسب نیازها باشد، ICT بیشتر می تواند خدمت رسانی کند و از گردش نابجای اطلاعات بیشتر جلوگیری می شود.
2. ارتباطات
مفهوم اطلاع رسانی اطلاعات توسط ارتباطات تحقق می یابد و نظام های اداری به ارتباطات و شبکه های رایانه ای وابسته هستند. در نظام اداری موفق جهت کسب نظر مسئول مربوطه لازم نیست که منتظر برگشتن آن مسئول از سفر یا منتظر پایان جلسه شد؛ بلکه ارتباطات به گونه ای است که نیازمندان صلاحیت دار در هر زمان و مکانی اطلاعات مورد نظرشان دسترسی دارند. هر سازمانی با احیای ارتباطات در حدّ استاندارد ICT می تواند چهره ای کارآمد ارائه دهد و در حوزه دین بستر مناسبی جهت تبادل اطلاعات علمی و مدیریت بهتر و به روز را در بخشهای مختلف فراهم نماید. با اطلاع یافتن از موقعیت ها و طرح های در دست اجرای یکدیگر می توان به خواسته مقام معظّم رهبری در این باره جامه عمل پوشاند و از موازی کاری پرهیز کرد.
3. امنیت
اینکه چه اطلاعاتی و به چه کسی داده شود، یکی از اصول مهم و قابل توجه در هر سازمانی است. در دسترس قرار دادن تمامی اطلاعات بخش های مختلف سازمان به یکدیگر همچون اطلاعات بخش مالی، باعث ازدیاد توقعات شده، اختلال در روند کاری را به وجود می آورد. همچنین ارائه کل اطلاعات به مخاطبان در خارج از سازمان باعث می شود که طرح های در دست اجرا و در حدّ ایده و نظر فاش گردد و اطلاعات اختصاصی از انحصار خارج شود. بدیهی است که این امر برای مراکز پژوهشی بسیار مهم است و غفلت در خصوص تأمین امنیت، چالش ها و ضعف های سازمان را آشکارا نمایان می سازد و زمینه سوء استفاده بدخواهان از ضعف های سازمان را فراهم می کند. در هر مجموعه و سازمانی باید اطلاعات و اخبار طبقه بندی شده و موقعیت دریافت کننده اطلاعات تعریف شود تا بتوان علاوه بر صحیح بودن اطلاع رسانی، اطلاعاتی بجا و مناسب را در اختیار گذاشت.
امید است که اجزاء مختلف حوزه دین بتوانند با شناخت و درک بیشتر ICT و با حمایت و بسترسازی مخابراتی توسط دولت، به مدیریتی کارآمد و متناسب با نظام های اداری حوزه دین دست یابند.
